Percepciones de errores y responsabilidades del cargo de Oficial de Cumplimiento
Un Oficial de Cumplimiento, independientemente del sector en el que desempeñe su cargo, hoy por hoy, pasa por situaciones complejas y desafíos que las circunstancias normativas, contractuales, operacionales y propias del cargo, le imponen
Por lo cual, no le hace falta tener muchos años de experiencia en el cargo de Oficial de cumplimiento de una compañía o de determinado sector para detectar algunas falencias o toparse con grandes muros, dentro de su propia organización, los cuales, se matizan por lo general, con situaciones retadoras para todos.
Las generalidades pueden llegar a ser variadas, distintas, fáciles, difíciles. Lo importante a tener en cuenta, es que son de cuidado, ya que, por la naturaleza del cargo de Oficial de Cumplimiento, nada se puede minimizar.
Algunos errores en la designación del Oficial de Cumplimiento en la actualidad:
Ninguna persona, está exenta de cometer algún tipo error; pero es relevante indicar que no está bien creer que el Oficial de Cumplimiento, es el único responsable, de la comisión de ese error que se haya podido llegar a presentar en algún momento de la operación del programa o sistema de gestión de riesgos C/ST o LA/FT/PADM.
Por lo general, el primer error que cometen en las empresas obligadas, donde se está empezando a realizar una implementación de un programa o un sistema que está enfocado a la implementación, prevención, monitoreo, control, mitigación de riesgos LA/FT/PADM o C/ST, carece de una cultura organizacional con conocimiento en estos temas específicos.
Por lo que, como consecuencia nos lleva al segundo error notable, y es el de, designar funciones de cumplimiento a la persona incorrecta, para que desempeñe las labores de conocimiento o implementación o en su defecto el desarrollo de estas estructuras.
Se ha evidenciado, que una gran cantidad de compañías, le encomiendan esa labor a alguien dentro de la organización que no conoce de los temas de cumplimiento, o carece de la idoneidad para ocupar el cargo de Oficial de Cumplimiento. Desconociendo así, que, por normatividad, los Oficiales de Cumplimiento deben contar con la preparación y experiencia adecuada para desarrollar las actividades que la misma exige.
Esto también se presenta, porque la organización, designa internamente a quien considere por un mérito distinto al objetivo de desempeño que indican las normas respectivas, desviándose a alguna persona del área de jurídica, contable, auditoria o la más común calidad u otros cargos sin experiencia o conocimiento de riesgos LA/FT/PADM o PTEE.
Errores por vacíos normativos:
Uno de los vacíos más comunes, es el del nombramiento del Oficial de Cumplimiento de una compañía con sucursal en Colombia, pero con casa matriz en otro país, ya que por lo general la Junta Directiva o su Máximo Órgano se encuentra en lugares distintos a Colombia.
La complicación de este caso, se presenta cuando los miembros de estas figuras, se encuentran en ubicaciones distintas a Colombia, pero para todo efecto legal han otorgado poderes legales a alguna persona en Colombia para que los represente en toda situación y por lo general, es al Representante Legal designado de dicha sucursal en Colombia.
Lo cual no concuerda con lo que imparte la norma ya que indica que: “La junta directiva o el máximo órgano social, si no la hubiere, deberá realizar esa designación, conforme a las instrucciones establecidas en este Capítulo. En el evento de que la Entidad Obligada no cuente con una junta directiva, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.”
“Circular 100-000011 del 9/08/2021 5.1.2. Auditoría de Cumplimiento del PTEE.”
Lo anterior, indica que el Representante legal solo podrá en el caso señalado, proponer al candidato para ocupara el cargo de Oficial de Cumplimiento, mas no será en ningún caso, quien haga la designación del Oficial de Cumplimiento.
Esto deja una confusión, ya que lo que se espera, es que el Representante Legal con sus facultades en el poder firmado y autenticado por el Máximo Órgano, pueda ejercer todas las actividades y representaciones.
Pues en nuestro caso, hemos elevado consulta a la Superintendencia de Sociedades frente a casos muy específicos, y se nos ha indicado que, es únicamente el máximo órgano social quien podría realizar esa designación.
Por otra parte, la Junta Directiva en caso de que una empresa cuente con ella, podría hacer la designación del Oficial de Cumplimiento en lugar del Máximo Órgano, pero esta debe ser reconocida legal mente como tal y debe constar en actas que cumple con funciones específicas de nombramiento del Oficial de Cumplimiento entre otras.
Responsabilidad compartida:
No solo es el Oficial de Cumplimiento el responsable de hacer las cosas bien, la responsabilidad es de toda la organización, sí, tal como leíste, todos tienen el deber de hacer las cosas de manera correcta y como se ha indicado, ya sea en la operación, la capacitación y evaluación, en la conducta adecuada, y cuando nadie los ve.
La ética, la moral, la honradez, el ser correctos en todo momento y lugar indistinto de la circunstancia, solo depende de cada uno de los miembros
El Oficial de Cumplimiento se encarga de que ese programa o sistema de gestión de riesgos C/ST o LA/FT/PADM funcione desde la parte de implementación, prevención, monitoreo, control, mitigación, o de la realización de un Debida Diligencia ampliada/intensificada.
Los miembros de la organización, son quienes deben realizar, la debida diligencia y estar al día con los conocimientos que imparta el Oficial de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento, es quien audita que los responsables de la realización de la Debida Diligencia, la hayan realizado de la manera correcta e indicada.
Finalmente, para lo que tiene que ver con las responsabilidades frente a la omisión o error de la correcta implementación o funcionamiento del programa o sistema de gestión de riesgos C/ST o LA/FT/PADM que se ha implementado ante la Superintendencia de Sociedades o la entidad a la que este vinculado el Oficial de Cumplimiento, es el Oficial de Cumplimiento en conjunto con la Junta Directiva o Máximo Órgano Social que le corresponda.
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