Recomendaciones en la debida diligencia a proveedores

En el entorno empresarial actual, todos aspiramos a alcanzar el más alto nivel de calidad en nuestras organizaciones. Este objetivo no solo se refiere a las personas que están directamente vinculadas con nuestra empresa, sino también a aquellos que, aunque son externos, juegan un papel importante en nuestros procesos: los proveedores.

Los proveedores son un pilar importante en la operación de cualquier organización, ya que ellos proporcionan los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades de la empresa. Por lo tanto, contar con proveedores de calidad se convierte en un punto esencial para el éxito de las compañías.

Realizar una buena debida diligencia en la selección de proveedores no solo garantiza la calidad y eficiencia de los productos y servicios que recibimos, sino que también permite prevenir posibles riesgos legales y reputacionales. En este artículo, explicaremos cómo llevar a cabo este proceso de manera efectiva, proporcionando recomendaciones prácticas para asegurar que los proveedores cumplen con los más altos estándares de calidad.

¿Qué es la debida diligencia a proveedores?

El término Debida Diligencia o diligencia debida (en inglés: due diligence) se emplea para la prevención de riesgos, o para conceptos que impliquen la validación de una empresa o persona previa a la firma de un contrato o una ley con cierta diligencia de cuidado. Puede tratarse de una obligación legal, pero el término comúnmente es más aplicable a investigaciones voluntarias.

La debida diligencia a proveedores es un proceso importante en la gestión de cualquier organización. Se refiere a los esfuerzos que realiza una empresa para considerar los procesos y procedimientos necesarios para cumplir con los requisitos legales y las demandas estándar y habituales de bienes o servicios de los proveedores.

Este proceso implica la identificación e investigación de una persona natural o jurídica antes de establecer algún tipo de relación contractual con ella. Su importancia radica en conocer los riesgos que representa realizar cualquier tipo de operación con un tercero y el impacto que puede tener en la entidad. La debida diligencia a proveedores es un deber empresarial que concierne a todas las acciones que se vayan a desarrollar.

El objetivo principal de este tipo de due diligence es garantizar que el proveedor no solo opera dentro de los límites de las restricciones y regulaciones legales, sino que también proporciona soporte a sus clientes de una manera que cumple con los estándares profesionales y éticos. Aunque en ocasiones este proceso de debida diligencia puede ser iniciado a solicitud de un tercero, también es común que se realice como parte de la revisión interna del proveedor para asegurar su cumplimiento y calidad de servicio.

Importancia de la debida diligencia a proveedores

La debida diligencia a proveedores es de vital importancia para las empresas que quieren mantener un buen posicionamiento en el mercado, cumplir con las regulaciones y crear una gran ventaja competitiva. Aquí presentamos el por qué es de vital importancia:

Reducción de riesgos: Al realizar una buena debida diligencia, se pueden identificar y evaluar los riesgos potenciales, como los riesgos financieros, legales, operativos y estratégicos, y tomar medidas para mitigarlos o evitarlos por completo.
Cumplimiento legal: Asegurarse de que el proveedor opere dentro de los límites de las restricciones y regulaciones legales es fundamental. Esto puede prevenir conflictos legales y problemas de reputación.
Calidad de productos y servicios: Realizar una debida diligencia a proveedores garantiza que los productos o servicios que recibimos cumplen con los más altos estándares de calidad.
Relaciones comerciales a largo plazo: La debida diligencia ayuda a establecer una base sólida para una relación comercial a largo plazo, al asegurarse de que ambas partes tengan una comprensión clara y precisa de los términos y condiciones de la transacción.

¿Es necesario realizar la debida diligencia a proveedores?

La debida diligencia a proveedores es un proceso vital que puede ayudar a las organizaciones a prevenir problemas legales, garantizar la calidad de los productos y servicios, evaluar la estabilidad financiera de los proveedores y gestionar eficazmente los riesgos. Por ello y algunas razones más es absolutamente necesario realizar la debida diligencia a proveedores. Algunas de estas razones son:

Calidad de productos y servicios: Si un proveedor no puede entregar productos o servicios de calidad, esto puede afectar de forma negativa la calidad de tus propios productos o servicios. La debida diligencia permite evaluar la capacidad del proveedor para cumplir con tus estándares de calidad y así evitar vincularse con aquellos que no cumpla con ello.
Estabilidad financiera: Si un proveedor tiene inconvenientes financieros, esto podría afectar su capacidad para entregar productos o servicios de manera consistente. La debida diligencia te permite evaluar la estabilidad financiera del proveedor y así saber si la relación comercial será para bien o será un “dolor de cabeza”.
Gestión de riesgos: La debida diligencia es una parte esencial de la gestión de riesgos. Permite identificar y evaluar los riesgos potenciales asociados con un proveedor antes de establecer una relación comercial.
Cumplimiento legal: Vincularse con proveedores que no siguen las leyes y regulaciones puede resultar en multas significativas y daño a la reputación de la empresa. La debida diligencia permite verificar el cumplimiento legal del proveedor antes de establecer una relación comercial.

¿Cómo realizar una buena debida diligencia?

La debida diligencia a proveedores es un proceso exhaustivo y metódico que implica la investigación minuciosa de un proveedor potencial. Este proceso se realiza generalmente en varias etapas:

Investigación inicial: Esta etapa implica la recopilación de información básica sobre el proveedor, esto incluye su historial, estructura organizativa, productos y servicios, clientes, competidores, situación financiera y situación legal. Con esta información se genera visión general del proveedor y se logra identificar cualquier problema potencial desde el principio.
Investigación detallada: Se realiza una investigación mucho más profunda y detallada del proveedor, aquí se debe incluir la revisión de estados financieros, registros contables, contratos, acuerdos, informes de auditoría, informes regulatorios, informes de investigación de mercado y cualquier otra documentación relevante. Con esta investigación detallada se puede obtener una comprensión más completa del proveedor y su operación.
Análisis y evaluación: Con la recopilación de toda la información, se realiza un análisis y evaluación detallados. El objetivo de esta etapa es identificar y evaluar cualquier riesgo potencial asociado con el proveedor, así como determinar el valor real del proveedor y establecer los términos y condiciones de la relación comercial.
Reporte de resultados: Esta etapa implica la elaboración de un informe detallado de los resultados de la investigación y evaluación. En este informe se debe incluir los hallazgos clave, los riesgos identificados, las recomendaciones para mitigar estos riesgos, el valor real del proveedor y los términos y condiciones de la relación comercial.

Herramientas y recursos para la debida diligencia a proveedores

Existen diversas herramientas en el mercado que facilitaran realizar el proceso de la debida diligencia a proveedores, veamos algunas;

Software de gestión de proveedores: Estas herramientas permiten a las empresas gestionar y monitorear la información de sus proveedores de manera eficiente permitiendo automatizar el proceso de recopilación de datos, facilitar la evaluación de los proveedores y proporcionar alertas en tiempo real sobre cualquier problema potencial.
Bases de datos de proveedores: Las bases de datos de proveedores pueden proporcionar una gran cantidad de información, incluyendo su historial financiero, su cumplimiento con las leyes y regulaciones, y su rendimiento en términos de calidad y entrega.
Consultores especializados: Los consultores especializados en debida diligencia a proveedores pueden proporcionar asesoramiento experto y orientación durante todo el proceso. Pueden ayudar a identificar los riesgos potenciales, a evaluar la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos y a desarrollar estrategias para mitigar los riesgos.
Formularios y plantillas de debida diligencia: Estos recursos pueden ayudar a las empresas a recopilar y organizar la información necesaria para la debida diligencia de manera sistemática.
Servicios de validación de proveedores: Algunas empresas ofrecen servicios de validación de proveedores, que pueden incluir la verificación de antecedentes, la evaluación de riesgos y la certificación de proveedores.

En Risks International ofrecemos el servicio SIGPRO, una potente herramienta online diseñada para facilitar la gestión de proveedores. Este sistema permite la inscripción, validación, monitoreo y calificación de proveedores, lo que ayuda a las empresas a garantizar la calidad y confiabilidad de sus proveedores.

Al utilizar SIGPRO, las empresas pueden realizar una debida diligencia efectiva a sus proveedores, minimizando los riesgos y asegurando que los proveedores cumplen con los más altos estándares de calidad.

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Autor: Luisa Caicedo