Recomendaciones en el monitoreo efectivo de las PEP:

Las Personas Políticamente Expuestas (PEP) han adquirido una importancia creciente. Su papel es cada vez más crucial en la lucha contra la Corrupción y el Soborno Transnacional (C/ST), el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). 

En este artículo, discutiremos de manera integral los aspectos clave relacionados con el monitoreo de las PEP desde una perspectiva práctica. Con el objetivo de proporcionar una guía útil para aquellos encargados de la supervisión y el cumplimiento.

• Completitud de los datos: Es de suma importancia que los datos consolidados por el Oficial de Cumplimiento sean completos. Esta completitud es fundamental para garantizar que los procesos, procedimientos y alertas sean efectivos, teniendo en cuenta las diferentes variables que pueden influir en el monitoreo de las PEP.

• Calidad y veracidad de los datos: Los datos recolectados y clasificados para realizar análisis solo serán útiles si su calidad y veracidad se verifican. Esto se puede lograr a través de procesos aleatorios o controles periódicos, entre otros métodos.
• Identificación de los relacionados: Según la experiencia nacional e internacional, los delincuentes suelen utilizar a familiares y personas cercanas al PEP involucrado para llevar a cabo acciones delictivas. Por lo tanto, el foco principal del monitoreo debe estar en el grupo denominado “relacionados”.
• Información financiera actualizada: Para que las señales de alerta y los monitoreos establecidos por la Entidad Vigilada tengan resultados positivos, es necesario que la información financiera de las PEP, como ingresos, declaración de bienes y rentas, se actualice regularmente.

¿Dónde puede encontrar a las personas consideradas PEP?

Actualmente, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) administra una base de datos de servidores públicos y contratistas del Estado llamada Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP). En este sistema, se puede consultar información actualizada de las personas que son consideradas PEP.

¿Cómo es la gestión de contratistas en relación con las PEP?

Para aclarar que la calidad de PEP se adquiere principalmente por las funciones y actividades desempeñadas, y no está sujeta al nombre del cargo que se ejerce, se expidió la Directiva Presidencial 1 de 2021. Esta directiva tiene como objetivo implementar la suscripción de cualquier contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión.

Las entidades deben hacer un seguimiento continuo, consultando y analizando la información registrada y declarada en las plataformas tecnológicas del Estado disponibles. Esto incluye las modificaciones ocurridas durante el tiempo de ejecución para identificar potenciales conflictos de interés y gestionar los riesgos en la toma de decisiones.

Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI):

El GAFI ha emitido recomendaciones específicas sobre cómo las instituciones financieras deben manejar las relaciones con las PEP. Estas recomendaciones incluyen la implementación de sistemas de gestión de riesgos, la obtención de la aprobación de la alta gerencia para establecer relaciones comerciales con las PEP, la verificación de la fuente de riqueza y fondos de las PEP, y la realización de un monitoreo continúo intensificado de la relación comercial.

El monitoreo efectivo de las PEP es esencial para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Al seguir las recomendaciones y prácticas, las instituciones financieras pueden mejorar significativamente su capacidad para gestionar los riesgos asociados con las PEP.

Recomendación 12. Personas expuestas políticamente

Debe exigirse a las instituciones financieras, con respecto a las personas expuestas políticamente (PEP) extranjeras (ya sea un cliente o beneficiario final), además de ejecutar medidas normales de debida diligencia del cliente, que:

1. cuenten con sistemas apropiados de gestión de riesgo para determinar si el cliente o el beneficiario final es una persona expuesta políticamente;
2. obtengan la aprobación de la alta gerencia para establecer (o continuar, en el caso de los clientes existentes) dichas relaciones comerciales;
3.  tomen medidas razonables para establecer la fuente de riqueza y la fuente de los fondos; y
4. lleven a cabo un monitoreo continúo intensificado de la relación comercial.

Debe exigirse a las instituciones financieras que tomen medidas razonables para determinar si un cliente o beneficiario final es una PEP local o una persona que tiene o a quien se le ha confiado una función prominente en una organización internacional. En los casos de una relación comercial de mayor riesgo con dichas personas, debe exigirse a las instituciones financieras que apliquen las medidas a las que se hace referencia en los párrafos (b), (c) y (d).

Los requisitos para todos los tipos de PEP deben aplicarse también a los miembros de la familia o asociados cercanos de dichas PEP.

Gestión de Riesgos Relacionada con un PEP:

La gestión de riesgos es un componente esencial en el monitoreo de las Personas Expuestas Políticamente (PEP). Dado que las PEP pueden representar un riesgo más alto de involucrarse en actividades de Lavado de Dinero y Financiación del Terrorismo. ¿Cómo llevar a cabo una evaluación de riesgo efectiva para una PEP?:

• Reunir información suficiente: Los sujetos obligados deben reunir suficiente información para conocer y comprender las características particulares de las funciones públicas que el PEP tiene encomendadas.
• Realizar una evaluación de riesgos: La evaluación de riesgos debe estar compuesta por todos los factores de riesgos y al implementarla determinará si la relación comercial con el PEP es de riesgo más alto.
• Considerar varios factores: Esta evaluación de la relación comercial podrá tener en cuenta, entre otros factores, el país de residencia del PEP, la naturaleza de la relación comercial, el tipo de productos o servicios utilizados por el PEP, y la regularidad o duración de la relación comercial.
• Implementar medidas de debida diligencia ampliada: Es responsabilidad del sujeto obligado contar con sistemas apropiados de administración de riesgos y aplicar las medidas de debida diligencia ampliada en todos los casos.
• Monitoreo continuo: Se deben establecer mecanismos de monitoreo continuo para identificar cualquier cambio en el perfil de riesgo del PEP.
• Revisión periódica: La relación con el PEP debe ser revisada periódicamente para asegurar que la evaluación de riesgo sigue siendo relevante.

Medidas de Debida Diligencia Ampliada para PEP:

Las medidas de Debida Diligencia Ampliada se implementan cuando se identifica un mayor riesgo de Lavado de Dinero o Financiación del Terrorismo, como es el caso de las PEP. Estas medidas incluyen:

• Aprobación de la alta dirección: Se requiere la aprobación de un empleado o instancia de superior jerarquía para la vinculación de un PEP.
• Identificación del origen de los recursos: Se deben establecer medidas razonables para identificar el origen de los recursos del PEP.
• Monitoreo continuo e intensificado: Se debe realizar un monitoreo continuo e intensificado sobre la relación contractual con el PEP.
• Revisión exhaustiva de transacciones financieras y fuentes de fondos: Esto incluye una revisión exhaustiva de transacciones financieras y fuentes de fondos.
• Establecimiento de mecanismos de monitoreo continuo: Se deben establecer mecanismos de monitoreo continuo.
• Verificación de la identidad del cliente: Los sujetos obligados podrán establecer relaciones de negocio o ejecutar operaciones a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos con clientes que no se encuentren físicamente presentes cuando la identidad del cliente quede acreditada mediante el empleo de procedimientos seguros de identificación de clientes en operaciones no presenciales.

Resulta beneficioso contar con un aliado estratégico como RISKS INTERNATIONAL – COMPLIANCE, que les permita a las empresas ampliar la información al identificar una contraparte considerada como PEP y, así, dar cumplimiento normativo, gestionar los riesgos de cumplimiento y reducir las pérdidas por los riesgos asociados (legal, operativo, reputacional y de contagio) con base en una debida diligencia ampliada o intensificada.

¡Contáctenos para más información!

Por: Luisa Caicedo

Fuentes: Perspectivas de las Personas Expuestas Políticamente -PEP- a partir del ejercicio de la supervisión (Superintendencia Financiera de Colombia)

RECOMENDACIÓN 12. Personas expuestas políticamente (cfatf-gafic.org)

Supervisión y Perspectivas: Un análisis de las PEP