¿Serán importantes las Consultas y la Debida Diligencia en el Conocimiento de Clientes (KYC) y Negocios (KYB)?

La debida diligencia y el compliance, la consulta de datos sobre sanciones, como las de la Procuraduría en Colombia, es un componente esencial para la prevención del lavado de activos y otros delitos financieros. Este proceso, conocido como Conocimiento del Cliente (KYC) y Conocimiento del Negocio (KYB), es fundamental para mantener la integridad y la transparencia en las operaciones comerciales y financieras.

Aunque muchas empresas no lo hagan o no lo ejecuten poniendo en riesgo sus negocios, el KYC y el KYB son prácticas obligatorias que permiten a las organizaciones identificar y verificar la identidad de sus clientes y contrapartes comerciales. Este proceso no solo ayuda a cumplir con las regulaciones legales, sino que también protege a las empresas de ser utilizadas, intencional o inadvertidamente, para actividades ilícitas.

1. Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (LA/FT): La verificación de antecedentes y la consulta de sanciones permiten detectar y mitigar riesgos asociados con personas o entidades involucradas en actividades delictivas. La detección temprana de relaciones sospechosas es crucial para prevenir que los fondos ilícitos se introduzcan en el sistema financiero.
2. Cumplimiento Normativo: Las regulaciones locales e internacionales exigen que las empresas implementen medidas adecuadas de KYC y KYB. El incumplimiento de estas normativas puede resultar en sanciones severas y daños a la reputación corporativa. La consulta de bases de datos de sanciones, como las proporcionadas por la Procuraduría en Colombia, es un paso vital para asegurar el cumplimiento.
3. Protección de la Reputación: Asociarse con clientes o socios comerciales que tienen antecedentes de sanciones puede dañar significativamente la reputación de una empresa. Las consultas de debida diligencia ayudan a evitar estos riesgos, asegurando que las empresas mantengan su integridad y credibilidad en el mercado.
4. Toma de Decisiones Informadas: La información obtenida a través de KYC y KYB proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas. Conocer el historial y las posibles sanciones de clientes y socios permite evaluar riesgos y tomar medidas preventivas adecuadas.

Uno de los desafíos más significativos en la implementación de KYC y KYB para los oficiales de cumplimiento y los empresarios, es la gestión adecuada de los datos personales. Las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa y la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales en Colombia, establecen estrictas directrices sobre el manejo y la privacidad de la información personal.

Las empresas deben asegurar que los datos personales se recopilen, procesen y almacenen de manera segura y conforme a la legislación vigente. Esto incluye implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información contra accesos no autorizados, alteraciones, pérdidas y divulgaciones. Además, es esencial que las empresas obtengan el consentimiento explícito de los individuos antes de procesar sus datos personales, excepto cuando las leyes prevén excepciones.

Excepciones claras en cuanto a la Prevención del Lavado de Activos: A pesar de las estrictas normas de protección de datos, existen excepciones que permiten a las empresas procesar información personal sin consentimiento explícito cuando se trata de la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. Estas excepciones están diseñadas para equilibrar la necesidad de privacidad con la obligación de proteger el sistema financiero de actividades ilícitas.

Por ejemplo, en Colombia, la Ley 1581 de 2012 permite el tratamiento de datos personales sin autorización previa en situaciones donde exista un mandato legal o judicial, o cuando los datos sean necesarios para el cumplimiento de una obligación contractual. En el contexto del KYC y KYB, esto significa que las empresas pueden acceder a bases de datos de sanciones y realizar verificaciones necesarias para cumplir con sus obligaciones legales de prevención del lavado de activos.

Estas excepciones son vitales, ya que permiten a las empresas realizar investigaciones exhaustivas y tomar medidas preventivas sin infringir las leyes de protección de datos. Sin embargo, es crucial que las organizaciones manejen esta información con la máxima responsabilidad, asegurando que solo se utilice para los fines específicos permitidos por la ley y que se mantenga la confidencialidad de los datos procesados.

Herramientas y Recursos para la Consulta de Sanciones:

El acceso a bases de datos y herramientas que contienen información sobre sanciones es esencial para realizar una debida diligencia efectiva. Algunas de las fuentes y recursos más utilizados incluyen:

• Listas de Sanciones Internacionales: Organizaciones como la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) en los Estados Unidos y la Unión Europea publican listas de individuos y entidades sancionadas.
• Bases de Datos Nacionales: En Colombia, la Procuraduría General de la Nación, la Rama Judicial, La Policia Nacional, La Contraloria General de la Nacion, la Contaduria, la DIAN, y las autoridades proporcionan información pública muy valiosa sobre sanciones locales que es fundamental para el análisis de riesgo.
• Plataformas Búsqueda especializada: Empresas especializadas como RISKS INTERNATIONAL COMPLIANCE Validador LAFT ofrecen soluciones integrales de compliance que facilitan el acceso a múltiples bases de datos públicos y permiten realizar análisis exhaustivos de manera eficiente y respetando siempre las leyes de datos, la privacidad y la seguridad en el manejo de información.

La implementación rigurosa de KYC y KYB es una práctica indiscutible para cualquier organización que desee protegerse contra riesgos financieros y legales. La consulta de datos sobre sanciones, como las de la Procuraduría en Colombia o la rama judicial, es una herramienta poderosa y suma como arsenal de la debida diligencia y el compliance. Al mantener un enfoque proactivo y meticuloso en estas áreas, las empresas pueden asegurar su cumplimiento normativo, proteger su reputación y contribuir a la integridad del sistema financiero global.

En un mundo donde la información es poder, la capacidad de acceder y utilizar datos precisos sobre sanciones y antecedentes es crucial para cualquier programa de compliance efectivo. La debida diligencia no es solo una obligación regulatoria, sino una práctica estratégica que salvaguarda el futuro y la integridad de las organizaciones. La gestión adecuada de los datos personales y el respeto por las excepciones legales en la prevención del lavado de activos son fundamentales para equilibrar la privacidad y la seguridad, asegurando un entorno financiero más seguro y transparente para todos.

Autor: Mariano Sánchez Abril 

Recomendaciones en la debida diligencia a proveedores