Perfil del oficial de cumplimiento

Diversas organizaciones en diferentes sectores de la economía sujetos obligados a implementar el sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, tienen inquietudes de ¿cómo realizarlo y quien será el responsable de ejecutar y vigilar esta labor? Dentro de la normatividad vigente se nombra al oficial de cumplimiento quien será el encargado de implementar y vigilar el funcionamiento adecuado del sistema, así mismo generar una cultura de prevención en LAFT al interior de la organización donde desempeñara sus labores, sin embargo, surgen inquietudes como:

¿Quién debe ser nombrado? ¿Cuáles son las características que posee? ¿qué funciones  debe cumplir? En este articulo se citará las principales características y funciones del oficial de cumplimiento, esto se realiza con el objetivo de poder brindar una guía para quienes desconocen la importancia de este cargo y por el contrario designan a una persona, por cumplir con la normatividad, que no tiene la preparación ni el conocimiento para actuar frente a posible riesgo LAFT al interior de la organización.

 

Características del Oficial de Cumplimiento

1. El oficial de cumplimiento debe tener un cargo jerárquico de segundo nivel, es decir, tiene poder de decisión, con comunicación directa con el máximo órgano social de la empresa, ya que este utiliza su criterio y conocimiento en el manejo de la información confidencial para realizar los reportes ante la UIAF.
2. Tener conocimiento de las generalidades de SIPLAFT-SARLAFT-SAGRLAFT, contar con un certificado que lo acredite como oficial de cumplimiento. Y estar actualizándose constantemente en materia normativa vigente, sus modificaciones, distintas tipologías, señales de alerta, que le permita detectar operaciones sospechosas, evaluarlas, controlarlas, mitigar los riesgos y realizar monitoreo de riesgo LAFT.
3. No podrá pertenecer a órganos de control.
4. Debe ser un empleado directo de la entidad.

Funciones del Oficial de Cumplimiento

1. Vigilar el cumplimiento de los aspectos normativos en temas relacionados con prevención de LAFT presentes y las futuras normas que puedan surgir.
2. Inspeccionar que se ejecuten de manera eficiente y oportuna todas las etapas de la implementación y funcionamiento del SIPLAFT-SARLAFT o SAGRLAFT Y así mismo que se generen las medidas correctivas al sistema.
3. Promover programas de capacitación en temas relacionados con prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo al interior de la organización para todo el personal.
4. informar al representante legal y al máximo órgano social de la empresa cualquier falla que se llegase a presentar a los controles establecidos dentro de los procedimientos, manuales y / o políticas contenidas dentro del sistema, que pueda comprometer a cualquier funcionario de la empresa con el fin de dejar evidencia y trazabilidad sobre la ocurrencia de algún hecho.
5. Atender cualquier requerimiento de la autoridad judicial que llegase a ser solicitada.
6. Reportar ante la unidad de información y análisis financiero (UIAF), transacciones realizadas, operaciones inusuales o sospechosas, acorde al instructivo de esta entidad
7. Velar por que cada una de las áreas de la compañía realicen la verificación y el conocimiento de las contrapartes y esta a su vez cumplan con los procedimientos, manuales y políticas vigentes dentro de la organización. Las cuales puede realizar a través de auditorías que finalmente arrojaran informes sobre medidas correctivas y/o recomendaciones que se deban aplicar.
8. Mantener toda la evidencia documental y magnética en reserva en todo lo relacionado a su labor como soporte de cumplimiento ante cualquier requerimiento de una autoridad judicial y/o ente de control
9. Generar informes al máximo órgano social de la organización con cierta periodicidad la cual se establece acorde a la norma y a las políticas internas de la organización.
10. Certificar ante el ente de control el cumplimiento de lo previsto en materia de prevención de LAFT de acuerdo con requerimiento de la entidad.

 

Habilidades del oficial de cumplimiento

 

Es importante tener presente que el oficial de cumplimiento que sea designado también posee ciertas habilidades y actitudes encaminadas a apoyar el correcto desarrollo de sus funciones se mencionan algunas de ellas:

1. Tener la habilidad en el manejo de asuntos confidenciales o información sensible, cabe anotar que la información que se detecte para ser reportada es considerada información de inteligencia por lo cual su reserva es de suma importancia para las autoridades, también se puede recalcar que el oficial de cumplimiento es una persona comprometida con la organización en la prevención de lavado de activos financiación de terrorismo y actos de corrupción.
2. Contar con comunicación asertiva con todo el personal al interior para encaminarlos en el pensamiento de una buena cultura organizacional y buen gobierno corporativo.
3. Actuar de manera honesta y transparente, rechazando toda conducta ilegal o fraudulenta frente a cualquier operación comercial de la empresa.
4. Ejercer liderazgo y ser un funcionario director modelo de los principios y valores éticos establecidos en la organización”

El Oficial de Cumplimiento por la importancia de su cargo debe ser una persona que interactúe con las distintas áreas de la compañía y conozca sus procesos, que interactúe con las autoridades, que participe en la toma de decisiones de negocio de la compañía donde se puedan detectar algún tipo de riesgos que pueda mitigar, es importante que las organizaciones brinden el suficiente apoyo y las herramientas necesarias para el buen desarrollo de sus funciones.

 

Por : Marcela Macias – Ingeniero de Sistemas, Analista Senior RKS