Aprendiendo de las sanciones

El año 2023, fue un año en el cual los sujetos obligados a adoptar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT), así como un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) evidenciaron como la Superintendencia de Sociedades impuso sanciones a otras entidades vigiladas, frente a los incumplimientos de las disposiciones del Capitulo X de la Circular Externa 100-000016 de 2020, relacionada con el SAGRILAFT y el Capítulo XIII de la Circular Externa 100-000011 de 2021 la cual establece la estructura del PTEE.

Una de esas sanciones, fue la publicada el 10 de noviembre de 2023, en donde a través de un comunicado de prensa, la Superintendencia de Sociedades comunica la imposición de multa en contra de la entidad requerida, por transgresión al régimen de Gestión del Riesgo Integral, Reporte de Operaciones Sospechosas y Programas de Transparencia y Ética Empresarial.

Ahora bien, revisemos cuales fueron los aspectos incumplidos por la entidad requerida:

De acuerdo con el comunicado, la sociedad requerida “operó un tiempo sin oficial de cumplimiento principal ni suplente para el SAGRILAFT conforme lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica”(Superintendencia de Sociedades, 2023). incumpliendo el ítem 5.1.2. Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT de la Circular Externa 100-000016 de 2020, el cual establece: ” Con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento” (Superintendencia de Sociedades, 2020).
“La sociedad no contaba con una matriz de riesgos u otro mecanismo que identificara, midiera o evaluara los riesgos de LA/FT/FPADM ni estableciera las condiciones para su control y monitoreo en cabal forma”.(Superintendencia de Sociedades, 2023) Lo anterior de acuerdo con el ítem 2.3. Control del riesgo de la Circular Externa 100-000016 de 2020: “Para controlar el Riesgo LA/FT/FPADM, las Empresas Obligadas deben adoptar, entre otras medidas, el establecimiento de metodologías y la creación de una Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM para definir los mecanismos de control más adecuados y su aplicación a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados”. (Superintendencia de Sociedades, 2020).
“La sociedad no adoptó medidas que le permitieran identificar y controlar riesgos asociados al Soborno Transnacional en los términos establecidos en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica” (Superintendencia de Sociedades, 2023). Lo anterior, de acuerdo con el ítem 5.2.1. Identificación del Riesgo C/ST, el cual establece: “Para identificar y controlar los Riesgos C/ST, las Entidades Obligadas deben adoptar, entre otras medidas, el establecimiento de metodologías y la creación de una Matriz de Riesgo de Corrupción y/o una Matriz de Riesgo de Soborno Transnacional para definir los mecanismos de control más adecuados y su aplicación a los Factores de Riesgo identificados”.(Superintendencia de Sociedades, 2021)

Al no contar con los anteriores lineamientos, la Superintendencia de Sociedades impuso una sanción que conjuntamente ascienden a $707.955.944 (SETECIENTOS SIETE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS), lo cual adicionalmente genera una afectación reputacional para la entidad.

En otro caso, el 25 de septiembre de 2023. La Superintendencia de Sociedades informó que sancionó por el incumplimiento de las órdenes previstas en su Circular Básica Jurídica sobre Programas de Transparencia y Ética Empresarial a una Sociedad, por la suma de 550 millones de pesos, al no contar con programas robustos y suficientes para gestionar la prevención, los riesgos de corrupción y soborno transnacional (Superintendencia de Sociedades, 2023).

Posibles sanciones

Cabe señalar que hasta el año pasado la Superintendencia informó que formuló pliego de cargos en contra de una compañía, su Representante Legal y Revisor Fiscal, por la presunta responsabilidad administrativa de la sociedad y los administradores por el aparente incumplimiento de sus obligaciones respecto a la implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM y Reporte de Operaciones Sospechosas (SAGRILAFT). De verificarse la responsabilidad administrativa, esta Entidad podrá imponer multas de hasta doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes por cargo formulado.

De igual manera se publicó el comunicado en el cual la Superintendencia de Sociedades formuló pliego de cargos en contra de una Sociedad, por la presunta responsabilidad administrativa de la Sociedad por el aparente incumplimiento de las disposiciones establecidas en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, relativas al régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM y Reporte de Operaciones Sospechosas (SAGRILAFT) (Superintendencia de Sociedades, 2023).

Recomendaciones

Teniendo en cuenta los casos anteriores, se sugiere desarrollar las siguientes actividades:

Revisar con equipo de revisoría fiscal o contabilidad los montos por ingresos o activos, teniendo en cuenta la actividad económica desarrollada por la organización, con el fin de identificar si la entidad es sujeto obligado a adoptar un SAGRILAFT, de acuerdo con el Capitulo X de la Circular Externa 100-000016 de 2020.
Revisar con equipo de revisoría fiscal o contabilidad los montos por ingresos o activos, tipo de transacciones u operaciones, así como la actividad económica desarrollada por la organización, con el fin de identificar si la entidad es sujeto obligado a adoptar un PTEE, de acuerdo con el Capítulo XIII de la Circular Externa 100-000011 de 2021.
Adoptar y desarrollar adecuadamente el SAGRILAFT o PTEE, de acuerdo con lo establecido en cada circular.
Monitorear las actividades desarrolladas, con el fin de identificar hallazgos que permitan la mejora continua del SAGRILAFT o PTEE.
Ante una no conformidad detectada internamente, tomar medidas correctivas.
Sensibilizar al máximo órgano social en cuanto a los beneficios de la adopción de un SAGRILAFT o PTEE.
Generar sensibilización a través de los casos de entidades sancionadas, lo cual genera afectación económica y reputacional.
Considerar la opción de tercerizar servicios de cumplimiento, para el caso en que la entidad no cumpla con las herramientas para desarrollar adecuadamente el SAGRILAFT y PTEE.

Autor: Estefany Rua Meza