El Sistema de Gestión de Riesgos LAFT y el Oficial de Cumplimiento

Un Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT (sea SARLAFT, SIPLAFT, SARO, SAR.. etc) también advierte de una manera metódica y ordenada a toda la organización y empresa acerca de lo que se puede y no se puede hacer para evitar que en el seno de la misma se puedan cometer delitos LAFT de los que respondan penalmente los administradores, directivos y la propia empresa.

Recordemos que corresponde al órgano de administración implementar del Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT antes de la comisión del delito y asegurarse que el mismo incluya medidas de vigilancia y control idóneos para prevenir delitos o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.

Pues los administradores, conforme a lo expuesto, asumen una posición de garante específico de la implementación y adopción de programas de cumplimiento y prevención de delitos asociados a LAFT. La posición de garante se correlaciona además con el deber comercial específico de control sobre la empresa y sus riesgos.

El papel del oficial de Cumplimiento

El papel del Oficial de Cumplimiento – compliance officer – se halla es fundamental para la continuidad del negocio. Le corresponde la supervisión del funcionamiento y cumplimiento del modelo de prevención con poder de iniciativa, que no de decisión (que siguen correspondiendo al órgano de administración), y de control.

Se trata de un cargo que debe ser bien remunerado, ya que es un cargo fundamental que participa en la gestión, verificación y actualización de los programas de cumplimiento normativo.

No le corresponde  al oficial de cumplimiento ni la adopción de la decisión de implementación del Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT que es competencia del órgano de administración. Dejemos claro que tampoco se encarga de la redacción del mismo  ya que es competencia de los asesores implementadores que en algunos casos son abogados externos a la empresa. Tampoco le corresponde la decisión de su modificación o reforma que será adoptada por el órgano de administración.

¿Quién puede ser el Compliance Officer –  Oficial de Cumplimiento?

 

Muchas circulares por lo general establecen que las grandes empresas, deberán designar un Compliance Officer – Oficial de Cumplimiento- que tenga encomendada la función de supervisar la eficacia de los controles establecidos en el Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT (sea SARLAFT, SIPLAFT, SARO, SAR.. etc).

Características del Oficial de Cumplimiento

1. El oficial de cumplimiento debe tener un cargo jerárquico de segundo nivel, es decir, tiene poder de decisión, con comunicación directa con el máximo órgano social de la empresa, ya que este utiliza su criterio y conocimiento en el manejo de la información confidencial para realizar los reportes ante la UIAF.
2. Tener conocimiento de las generalidades de SIPLAFT-SARLAFT-SAGRLAFT, contar con un certificado que lo acredite como oficial de cumplimiento. Y estar actualizándose constantemente en materia normativa vigente, sus modificaciones, distintas tipologías, señales de alerta, que le permita detectar operaciones sospechosas, evaluarlas, controlarlas, mitigar los riesgos y realizar monitoreo de riesgo LAFT.
3. No podrá pertenecer a órganos de control.
4. Debe ser un empleado directo de la entidad.

 

¿Cuáles son las funciones de un Compliance Officer – Oficial de Cumplimiento?

Aparte de las que designa la ley y las demás circulares quisimos resumir algunas importantes:

1. Supervisión del funcionamiento y cumplimiento del Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT (sea SARLAFT, SIPLAFT, SARO, SAR.. etc).
2. Realizar pruebas ácidas frente a la ejecución de la debida diligencia de contrapartes, evaluar al proveedor de Listas Restrictivas, teniendo en cuenta que debe contar con información totalmente actualizada y acorde con la detección de alertas.
3. Información y formación- Capacitación- a los empleados sobre el Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT y de sus obligaciones entorna al mismo.
4. Vigilancia y control del personal de la empresa y de las contrapartes, mediante el monitoreo de proveedores, clientes y empleados.
5. Actualización de una matriz de riesgos penales que le proporciona el Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT mediante sus manuales.
6. Revisión y modificación del programa de prevención o Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT.
7. Gestión del canal de denuncias y realización de las correspondientes validaciones internas de debida diligencia avanzada de cara a comprobar su veracidad – Programa Compliance o Sistema de Gestión de Riesgos LAFT.
8. Tramitar en cada caso el procedimiento de reportes internos ROI, reporte de operaciones Sospechosas ROS, Impulsar procedimientos correctivos y sancionatorios como disciplinario interno y proponer mejoras al órgano de administración – junta directiva –.
9. Vigilar el cumplimiento de los aspectos normativos en temas relacionados con prevención de LAFT presentes y las futuras normas que puedan surgir.
10. Inspeccionar que se ejecuten de manera eficiente y oportuna todas las etapas de la implementación y funcionamiento del SIPLAFT-SARLAFT o SAGRLAFT Y así mismo que se generen las medidas correctivas al sistema.
11. Promover programas de capacitación en temas relacionados con prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo al interior de la organización para todo el personal.
12. Informar al representante legal y al máximo órgano social de la empresa cualquier falla que se llegase a presentar a los controles establecidos dentro de los procedimientos, manuales y / o políticas contenidas dentro del sistema, que pueda comprometer a cualquier funcionario de la empresa con el fin de dejar evidencia y trazabilidad sobre la ocurrencia de algún hecho.
13. Atender cualquier requerimiento de la autoridad judicial que llegase a ser solicitada.
14. Reportar ante la unidad de información y análisis financiero (UIAF), transacciones realizadas, operaciones inusuales o sospechosas, acorde al instructivo de esta entidad.
15. Velar por que cada una de las áreas de la compañía realicen la verificación y el conocimiento de las contrapartes y esta a su vez cumplan con los procedimientos, manuales y políticas vigentes dentro de la organización. Las cuales puede realizar a través de auditorías que finalmente arrojaran informes sobre medidas correctivas y/o recomendaciones que se deban aplicar..
16. Mantener toda la evidencia documental y magnética en reserva en todo lo relacionado a su labor como soporte de cumplimiento ante cualquier requerimiento de una autoridad judicial y/o ente de control.
17. Generar informes al máximo órgano social de la organización con cierta periodicidad la cual se establece acorde a la norma y a las políticas internas de la organización.
18. Certificar ante el ente de control el cumplimiento de lo previsto en materia de prevención de LAFT de acuerdo con requerimiento de la entidad.

 

¿Cuál es la responsabilidad de los administradores a parte de la que pueda derivarse de la comisión de un delito LAFT dentro una empresa?

Lea esto con atención ya que es importante:

El administrador o administradores de una sociedad son sus representantes a todos los efectos, y tiene el máximo nivel en la toma de decisiones.

Los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, siempre y cuando haya intervenido dolo o culpa(lo que llamamos comisión por omisión).

Esquema Compliance de prevención de Riesgos LAFT en el Sector Real

¿Su empresa está blindada frente a riesgos LAFT en la contratación?