Engaño empresarial: ¿Cómo las facturas falsas ponen en riesgo su negocio?

¿Sabía que la estafa de las facturas falsas es un flagelo cada vez más presente en el entorno empresarial? Este método se ha convertido en uno de los fraudes más peligrosos. Aunque esta táctica puede parecer simple, sus consecuencias pueden ser devastadoras, permitiendo a los ciberdelincuentes apoderarse del dinero de individuos y empresas que no están adecuadamente preparados en ciberseguridad. Las sumas solicitadas en estas facturas fraudulentas pueden variar enormemente, desde unos pocos pesos hasta cantidades millonarias. La magnitud del fraude depende tanto de la astucia del criminal como del perfil de la víctima, ya sea una persona individual o una organización empresarial.

Es fundamental entender cómo operan estos estafadores y qué medidas se pueden tomar para evitar ser víctima de sus engaños. En este artículo, explicaremos qué es y en qué consiste la estafa de las facturas falsas, los diferentes tipos que existen, las señales de alerta y consejos prácticos que le ayudarán a detectar y prevenir este tipo de fraude.

¿Qué es la estafa de las facturas falsas?

La estafa de las facturas falsas se produce cuando un tercero envía una factura fraudulenta a una organización o empresa. Este tipo de fraude puede afectar no solo a empresas, sino también a particulares. El proceso suele involucrar el envío de una factura que parece legítima pero que en realidad es una falsificación.

Una de las estrategias más comunes es la suplantación de identidad, donde se hacen pasar por proveedores legítimos utilizando nombres de empresas reales, logotipos y hasta firmas electrónicas falsificadas. Para lograr una mayor credibilidad, a menudo obtienen información confidencial de las empresas a través de ciberataques como el phishing o mediante técnicas de ingeniería social, como llamadas telefónicas fraudulentas o correos electrónicos diseñados para obtener datos personales.

¿Cómo funciona este fraude?

Usualmente, la estafa de las facturas falsas se divide en tres fases o pasos; primero, los cibercriminales investigan los contratos y nombres de proveedores que proporcionan bienes a una empresa en particular. Seguido de esto, suplantan la identidad de un proveedor legítimo y envían las facturas al personal subordinado. Finalmente, intentan ganar credibilidad enviando cartas, correos electrónicos o mensajes falsos que aparentan provenir del banco designado del proveedor real.

Tipos de facturas falsas:

Las estafas con facturas falsas pueden presentarse de diversas formas. Veamos algunos de los tipos más habituales:

• Factura por servicios o productos no comprados: Los delincuentes envían una factura por servicios o productos que la empresa nunca compró.
• Factura por productos no entregados: Se factura por productos que nunca fueron entregados, aprovechándose de la falta de verificación del receptor.
• Factura real con precios inflados: Una factura legítima, pero con precios inflados o con conceptos adicionales no autorizados.
• Factura real duplicada: Una factura que ya fue pagada o está pendiente de pago, la suelen enviar nuevamente para cobrar dos veces el mismo monto.

Señales de alerta para detectar la estafa de las facturas falsas:

Al procesar facturas, es crucial estar atento a ciertas señales que pueden indicar un intento de fraude. A continuación, se detallan algunas de las más comunes:

1. Facturas por servicios no solicitados:

• Directorios empresariales: Una manera frecuente es enviar facturas por la renovación de directorios empresariales, a menudo con mensajes urgentes.
• Dominios web: Las renovaciones de dominios web son otro objetivo común. Los estafadores suelen imitar el formato de las facturas originales, pero con pequeñas variaciones.
• Servicios de suscripción: Pueden enviar facturas por servicios de suscripción que nunca fueron contratados, como software o bases de datos.

2. Facturas con información inconsistente:

• Falta de orden de compra: Las facturas reales suelen tener un número de orden de compra asociado. La ausencia de este número es una señal de alerta.
• Datos de contacto incorrectos: Compruebe que la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico del proveedor coincidan con los registros de la empresa.
• Detalles confusos o contradictorios: Si la factura contiene información ambigua, términos legales complejos o precios que no coinciden con los acuerdos previos, es una señal de alerta.

3. Patrones inusuales en las facturas:

• Frecuencia inusual: Si recibe facturas con mayor frecuencia de lo habitual para un determinado servicio, es una señal de alerta.
• Cambios en los métodos de pago: Si un proveedor de confianza solicita de repente un nuevo método de pago, como una cuenta bancaria diferente, es necesario verificar la legitimidad de la solicitud.

4. Presión para realizar el pago inmediato:

• Amenazas: Los estafadores suelen utilizar tácticas intimidatorias, amenazando con cortar servicios o tomar acciones legales si no se realiza el pago de inmediato.
• Fechas límite muy cortas: Las fechas límite de pago extremadamente cortas son una señal de alerta común.

5. Errores ortográficos y gramaticales:

• Aunque no siempre es el caso, las facturas falsas pueden contener errores ortográficos o gramaticales, especialmente si son creadas por estafadores que no dominan el idioma.

Los métodos y trucos que debe conocer: 

Los estafadores son cada vez más sofisticados en sus técnicas para crear facturas falsas convincentes. Combinan ingeniería social, suplantación de identidad y detalles cuidadosamente manipulados para engañar a sus víctimas. Veamos algunos de los métodos más comunes:

• Imitación visual: Las facturas falsas suelen replicar fielmente el formato, logotipos y diseño de facturas auténticas de un proveedor conocido. 
• Información confidencial: A menudo, obtienen información confidencial de las empresas a través de ciberataques o ingeniería social para hacer que las facturas falsas parezcan aún más auténticas.
• Canales de comunicación: Emplean diversos canales para enviar las facturas falsas, como correo electrónico, fax o incluso plataformas de facturación electrónica.
• Datos precisos: Los estafadores investigan a fondo a sus objetivos y copian detalles específicos de facturas anteriores, como números de pedido, fechas de facturación y referencias a contratos existentes.
• Cambios: A pesar de la gran similitud, introducen cambios sutiles como modificar el número de cuenta bancaria o la dirección de envío para desviar los pagos a sus cuentas
• Creación de urgencia: Los estafadores suelen indicar fechas límite de pago muy cortas o amenazan con cortar el suministro de productos o servicios si no se realiza el pago a tiempo. 
• Aprovechamiento de eventos: Pueden aprovechar eventos como ferias comerciales, conferencias o crisis para enviar facturas relacionadas con estos eventos, creando un contexto que justifique el pago inmediato.
• Valores «aceptables»: Las facturas falsas suelen tener un valor que se encuentra dentro del rango de lo normal para ese tipo de transacción, lo que facilita su aprobación sin generar sospechas.
• Conceptos adicionales: Añaden conceptos adicionales a la factura, como gastos de envío, impuestos o tasas, que no están justificados o que son excesivos.
• Modificación de cantidades: Alteran las cantidades de productos o servicios facturados, inflando el precio total.

¿Cuáles son las consecuencias de este tipo de fraude?

Pagar una sola factura fraudulenta puede abrir la puerta a fraudes aún mayores en el futuro. Con frecuencia, los delincuentes comienzan enviando una factura pequeña por un producto común, como suministros de oficina, para poner a prueba el proceso de pago de la empresa y verificar si se detecta la falsificación.

Si la empresa paga la factura sin investigar adecuadamente, los estafadores deducen que no se realiza una revisión minuciosa de las facturas recibidas. A partir de ahí, incrementan la magnitud del fraude enviando facturas adicionales y más costosas, aprovechándose de la falta de controles rigurosos. Veamos algunas de las consecuencias que de este fraude:

• Pérdidas económicas: Las empresas pueden sufrir pérdidas económicas significativas al realizar pagos por facturas falsas.
• Daño a la reputación: Este tipo de fraude puede dañar la reputación de la empresa y afectar su relación con los proveedores.
• Problemas legales: En algunos casos, las empresas pueden enfrentar problemas legales si se comprueban irregularidades en sus pagos.

Relación de la estafa de facturas falsas con el lavado de activos:

La conexión entre las facturas falsas y el lavado de activos es evidente. Los delincuentes pueden utilizar las facturas falsas para disfrazar transacciones ilegales, haciendo que parezcan operaciones comerciales legítimas. Por ejemplo, pueden inflar el valor de una importación para justificar el ingreso de grandes sumas de dinero en efectivo al país, o subvalorar una exportación para ocultar la salida de fondos hacia cuentas bancarias en el extranjero. De esta manera, el dinero sucio se “lava” y se integra en el sistema financiero legal.

Mejores prácticas contra la estafa de las facturas falsas:

Para evitar caer víctima de la estafa de las facturas falsas, puede tomar estas medidas clave de prevención:

• Verificación rigurosa: Antes de procesar cualquier pago, verifique la autenticidad de la factura y la legitimidad del proveedor. Comuníquese directamente con el proveedor mediante los contactos que tiene registrados, no a través de la información proporcionada en la factura.
• Confirmación con el proveedor: Confirme con el proveedor que la factura es legítima. Este paso es especialmente importante si la factura proviene de un nuevo proveedor o si hay cambios en la información de pago.
• Capacitación del personal: Asegúrese de que todos los empleados estén capacitados para identificar señales de fraude. La educación y la conciencia son herramientas poderosas para prevenir el fraude.
• Implementación de software antifraude: Utilice un software especializado que pueda detectar patrones inusuales y alertas de posibles fraudes en las facturas recibidas.
• Segregación de funciones: Separe las responsabilidades de quienes procesan, aprueban y pagan las facturas. Esta medida ayuda a prevenir que una sola persona tenga control total sobre el proceso de pago.

Implementar estas medidas le ayudará a proteger su empresa contra la estafa de las facturas falsas y a mantener la integridad de sus operaciones financieras.

La colaboración entre empresas y autoridades es fundamental para combatir este tipo de fraude. Al compartir información y mejores prácticas, se logrará crear un entorno empresarial más seguro y reducir el impacto de las estafas de facturas falsas.

Con años de experiencia en la detección y prevención de fraudes, Risks International se posiciona como su aliado estratégico. Nuestro equipo de expertos trabaja incansablemente para proteger su empresa de las amenazas financieras más sofisticadas. Confíe en nosotros para mantener su negocio a salvo. 

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Por: Luisa Caicedo

Fuente: https://www.lisainstitute.com/