Guía de diez pasos para lograr que un programa de Prevención de Lavado de Activos sea efectivo.

La búsqueda del plan perfecto debería basarse realmente en pensar cómo piensan finalmente los delincuentes para así saber cómo prevenir que la economía sea permeada por el lavado de dinero; pero muchas veces no es así.

Los gobiernos están continuamente tratando de defenderse, emitiendo una serie de reglas de juego, normas, sanciones y multas para los sujetos obligados en todo el mundo, como por ejemplo la multa de los $ 1.9 mil millones de HSBC o la sanción de $ 1.45 mil millones de Commerzbank, lo la sanción en Reino unido por no realizar una Debida Diligencia Ampliada a un cliente incurso en panamá pappers son una advertencia clara para las empresas y los oficiales de cumplimiento a nivel mundial de cuán importante es la Prevención de Lavado de Activos.

Esto, a su vez, ha provocado que los Sujetos Obligados creen varios programas de Prevención de Lavado de Activos para mantenerse seguros o mantenerse con vida en algunos casos, pocos corren con esa suerte, algunos bancos, como el ABLV de Letonia, se cerraron completamente por problemas de Prevención de Lavado de Activos.

A lo largo de los años, algunos programas de Prevención de Lavado de Activos han demostrado ser efectivos, otros, sin embargo, fueron tan malos que dejaron al sujeto obligado en un gran problema con los reguladores; en tales casos, los sujetos obligados recibieron multas que sus programas de Prevención de Lavado de Activos no lograron evitar.

Con eso en mente, es muy importante articular un programa de Prevención de Lavado de Activos efectivo y que genere confianza.

Aquí una guía de diez pasos para lograr un programa de Prevención de Lavado de Activos efectivo, que podría ser útil para cumplir con las normas y evitar esas sanciones escalofriantes:

1. Sin tecnología es Complicado

La relación de la prevención del lavado de activos y la tecnología no es nueva; sin embargo, está cambiando de marcha ya que los reguladores están mejorando constantemente sus regulaciones con un mayor enfoque en los datos y los informes. Existen muchas soluciones de innovación que permiten realizar una buena detección y Prevención de Lavado de Activos en tiempo real, también para la prevención de fraude, el monitoreo de cumplimiento en tiempo real, asi como el monitoreo de transacciones. Todo que se pueden personalizar y se pueden integrar fácilmente en una variedad de entornos existentes.

Para conocer la mejor tecnología automatizada y en tiempo real del perfil de riesgo del cliente o la contraparte, visite www.compliance.com.co

Los reguladores de todo el mundo han apoyado la adopción de nuevas tecnologías, ya que ayuda a los sujetos obligados no solo a simplificar sus informes, sino también a tener una administración de datos.

Es hora de que las Instituciones financieras y sujetos obligados seleccionen un socio tecnológico adecuado que pueda ofrecer soluciones que aborden los desafíos regulatorios a través de la innovación.

Es momento de creer en quienes innovan, en quienes manejan bien los datos, en quienes buscan mejorar cada vez más los procesos de debida diligencia y en quienes no solo buscan ayudarle a cumplir con las validaciones de listas sino también prevenir otros riesgos asociados al negocio del sujeto obligado.

Hoy gracias a la tecnología se puede contar con validación de listas, transacciones y monitoreo con alto grado de efectividad. Por ejemplo las validaciones de listas de Compliance Validador LAFT, que aparte de validar las listas vinculantes y requeridas agregan valor con otras fuentes de información en las que incluso se podrían validar vinculaciones con delitos conexos, evitando así que los sujetos obligados sean vehículo del Lavado de Activos.

2. Auditoría independiente o de segunda parte:

Cada Sujeto obligado debería diseñar de manera única su política de ANTI – LAVADO DE DINERO para abordar los riesgos de lavado de dinero que enfrenta. Por lo tanto, es sano que las Instituciones financieras y sujetos obligados realicen auditorías independientes para evaluar sus programas de Prevención de Lavado de Activos en comparación con las normas internacionales, como las recomendaciones de la Ley de Secreto Bancario y el Grupo de Acción Financiera (GAFI).

Los auditores independientes examinarán temas tales como:

1. Si el programa de Prevención de Lavado de Activos describe suficientemente todos los riesgos.
2. Si el programa de Prevención de Lavado de Activos previene los delitos conexos, esto se traduce en si efectivamente se está realizando la Debida Diligencia.
3. Si el programa de Prevención de Lavado de Activos tiene pautas claras para diferentes tipos de entidades, como fideicomisos y fundaciones, etc.
4. Si el programa de Prevención de Lavado de Activos identificar actividades sospechosas, en caso afirmativo, cuáles son los requisitos para la retención de registros, y así sucesivamente.

El informe de auditoría debe tener información suficiente, así como una lista de hallazgos y recomendaciones para ayudar a los tomadores de decisiones a evaluar el programa de manera efectiva.

3. Enfoque basado en riesgos:

En 2007, el GAFI tuvo la idea de un enfoque basado en el riesgo (enfoque basado en riesgos) y desde entonces ha sido un tema de confusión.

Sin embargo, algunas Instituciones financieras y sujetos obligados han luchado para implementar el enfoque basado en riesgos  correctamente, lo que lleva a controles inadecuados para administrar y mitigar el riesgo de lavado de dinero.

Se deben tomar pasos para implementar el enfoque de enfoque basado en riesgos  y crear procesos más lógicos, se debe enfocar en identificar los riesgos de lavado de dinero que pueden causar daños a la FI y tejer procesos en consecuencia que pueden detectar y disuadir tales riesgos, este enfoque se realizará automáticamente. Hacer que las Instituciones financieras y sujetos obligados cumplan con la mayoría de las regulaciones ANTI – LAVADO DE DINERO.

4. La necesidad de la Debida Diligencia Avanzada o Mejorada (DDA):

El enfoque de KYC varía de un cliente a otro en función de la exposición al riesgo y los riesgos de lavado de dinero que representan respectivamente y, por lo tanto, es necesario llevar a cabo los procesos correctos para determinar si se requiere DDA.

Cuando se incorporan clientes de alto riesgo, se debe aplicar un DDA para mitigar los riesgos asociados con el cliente en consecuencia para proteger a la Instituciones financieras y sujetos obligados de un daño potencial.

Algunos de los procesos de DDA incluyen:

1. Recopilación de información de identificación adicional sobre el cliente de una amplia variedad de fuentes auténticas
2. Tomar medidas adicionales para verificar la fuente de riqueza del beneficiario efectivo para convencerse de que no constituyen el producto del delito
3. Profundizar en el propósito y la naturaleza prevista de la relación comercial para comprender la actividad de la cuenta del cliente

Como práctica recomendada, se recomienda realizar un monitoreo mejorado continuo para situaciones de mayor riesgo para interceptar actividades sospechosas.

5. Evaluación y medición periódica de los riesgos (Matriz actualizada de Riesgos)

Las Instituciones financieras y sujetos obligados deben tener sus propias evaluaciones de riesgo internas que están hechas a medida para contrarrestar los riesgos de lavado de dinero a los que podrían estar expuestos.

Existen múltiples factores de riesgo a los que debe tener en cuenta una Institución financiera o sujeto obligado; Los tres primeros son:

1. Riesgo geográfico: No todos los países tienen riesgos idénticos, las Instituciones financieras y sujetos obligados deben conocer las circunstancias específicas cuando operan en países de alto riesgo, deben tener un entorno de control más estricto que impida que elementos ilegales aprovechen el ecosistema financiero. La orientación debe tomarse de los organismos reguladores internacionales, mientras que los países de celo como riesgos bajos / medios o altos.
2. Riesgo del cliente: las Instituciones financieras y sujetos obligados deben tener suficientes procesos para garantizar que entiendan con quién están haciendo negocios. Deben comprender completamente los riesgos planteados por un cliente, incluyendo:

• Implicación de una persona expuesta políticamente
• Participación de una entidad o persona en la lista de sanciones
• Entidades que emiten acciones al portador
• Una capa compleja de estructuras de propiedad.

3. Riesgo del producto:algunos productos ofrecidos por las instituciones financieras pueden atraer a los lavadores de dinero más que otros, debido a múltiples razones. Las Instituciones financieras y sujetos obligados deben tener cuidado al calificar los productos, deben tener en cuenta:

• ¿Qué tipo de flexibilidad ofrece el producto?
• ¿Si el producto ha causado algún problema relacionado con el lavado de dinero en el pasado reciente?
• ¿Qué cartera de clientes elige el producto más?

Si estos riesgos no se aplican de manera diligente, podrían conducir a un mayor riesgo denominado riesgo regulatorio, lo que sometería a las Instituciones financieras y sujetos obligados a daños a la reputación y obligaría a los clientes a perder la confianza en ellos.

6. Descarte de falsos positivos

Todos hablamos sobre las tasas crecientes de falsos positivos y sobre cómo podemos reducir los incidentes, pero ¿rara vez hablamos sobre cómo descontar estos falsos positivos?

Las Instituciones financieras y sujetos obligados deben tener políticas adecuadas para descartar los falsos positivos; Deben ser descartados por motivos reales y no por motivos ficticios.

A continuación hay una lista de cosas a las que se puede hacer referencia para descartar cualquier posible coincidencia:

1. Busque datos estáticos, como la fecha de nacimiento / lugar de nacimiento, utilizando cualquiera de estos, el partido puede ser descontado
2. No descarte los aciertos en datos dinámicos como Nombre, Dirección, Edad o calificación solo, tenga al menos un agente estático junto con un agente dinámico para descontar cualquier coincidencia
3. Realice una investigación convencional para identificar información adicional para obtener más información si no puede descontar con la información del golpe
4. Los documentos vencidos no se deben considerar para descartar ningún falso positivo.

7. Revisiones periódicas y registros auditables – Documentar la evidencia:

Es de suma importancia que la evidencia para demostrar cumplimiento se encuentren disponibles y actualizados; La documentación obsoleta no sirve para el propósito de un programa ANTI – LAVADO DE DINERO y, por lo tanto, los documentos deben revisarse y actualizarse en un período de tiempo regular, por lo que los reguladores insisten tanto en realizar revisiones periódicas

Al recopilar el nuevo conjunto de documentos, es posible que pueda capturar cualquier cambio de material en el perfil del cliente, esto también permite a las Instituciones financieras y sujetos obligados vigilar la calificación de riesgo del cliente para asegurarse de que la calificación de riesgo asignada al cliente sigue siendo adecuada.

Recordemos que los reguladores realizan auditorías periódicas para las Instituciones financieras y sujetos obligados para asegurarse de que todos los controles internos de cumplimiento, las políticas y los procedimientos estén implementados e implementados correctamente.

Es obligatorio para las Instituciones financieras y sujetos obligados contar con registros completamente auditables que estén listos para ser revisados al final del día. Esto incluye el registro de todas las decisiones de cumplimiento, así como los datos, la documentación y la copia de seguridad necesaria para probar la base de estas decisiones.

Esto incluye también contar con soporte de la debida diligencia, sea básica o ampliada.

8. Mantenerse actualizados,  siempre en observación del mundo y del mercado:

Las políticas regulatorias cambian y evolucionan cada día y cumplir con las normas en un entorno de este tipo puede ser un desafío. Compliance cuenta con este canal de noticias abierto y sin necesidad de que pague una suscripción anual. Tratamos de mantenerlos actualizados de muchas maneras.

Es extremadamente importante que las Instituciones financieras y sujetos obligados se mantengan actualizados con los últimos acontecimientos en todo el mundo para que sus políticas internas puedan estar en línea con el estado actual de los requisitos reglamentarios. Los recursos deben implementarse en el lugar que puedan rastrear y monitorear todos los nuevos desarrollos relevantes e implementarlos para mejorar su programa de Prevención de Lavado de Activos.

9. Formación y capacitación de los empleados y partes interesadas como proveedores:

Es obligatorio que todos los empleados estén conscientes de sus obligaciones en un programa ANTI – LAVADO DE DINERO y contribuyan activamente. La capacitación relevante es necesaria para crear un programa de Prevención de Lavado de Activos verdaderamente efectivo. Deben recibir capacitación sobre todos los temas relevantes que se aplican a sus roles funcionales.

Como se discutió en el punto cinco arriba, cada Instituciones financieras y sujetos obligados está expuesta a diferentes tipos de riesgos, y sería mejor capacitarse sobre cómo se ven los riesgos y cómo reaccionar ante ellos, explicando a través de ejemplos de la vida real es más preferible que las situaciones hipotéticas, ya que Les ayudará a responder mejor.

El objetivo final de la capacitación no es simplemente marcar la lista de cosas que hacer. Es para establecer un programa Prevención de Lavado de Activos efectivo y la capacitación debe revisarse y actualizarse al menos cada seis meses para incluir los últimos acontecimientos en el espacio de cumplimiento.

10. Procesos ajustados y sin atajos.

Por último, pero no menos importante, los procesos de Compliance o cumplimiento normativo no tienen atajos. El día a día los define. Los procesos ineficaces pueden poner a toda la organización en riesgo de multas significativas y también resultar en el encarcelamiento de altos funcionarios.

Las Instituciones financieras y sujetos obligados deben asegurarse de que los flujos de proceso estén optimizados y los datos se recopilen de manera adecuada según el tipo de entidad y se implementen los esfuerzos en curso para detectar cualquier violación.

Para concluir, un programa de Prevención de Lavado de Activos efectivo no solo ayudará a la Instituciones financieras y sujetos obligados a cumplir con las regulaciones, sino que también puede ayudar a detectar otras posibles fallas en el proceso generando mejoras continuas que blindarán aún más el ecosistema de protección y prevención.