Importancia del ROS

Contexto normativo

El Grupo de Acción Financiera Internacional, reconocido por desarrollar políticas que ayuden a combatir el  Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), en su recomendación N° 20, establece que “si una institución sospecha o tiene motivos razonables para sospechar que los fondos son producto de una actividad criminal, o están relacionados al financiamiento del terrorismo, a ésta se le debe exigir, por ley, que reporte con prontitud sus sospechas a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF)”. (GAFI)

Por lo anterior, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) como entidad nacional y autoridad supervisora que recibe de forma centralizada informes sobre operaciones sospechosas relacionadas con LA/FT/FPADM, a través de la Ley 526 de 1999, por medio de la cual se crea la unidad de información y análisis financiero, establece en el artículo  11: «d) Reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero cualquier información relevante sobre manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas». 

A partir de dicha normativa, cada entidad vigilante en Colombia debe incluir dentro de la estructura del sistema de gestión de riesgos LA/FT/FPADM aplicable, el reporte de operaciones sospechosas. Recordemos que “una operación sospechosa es aquella que describe las operaciones que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro del sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. El envío del ROS a la UIAF debe ser inmediato al conocimiento de la operación sospechosa y debe hacerse a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL”. (UIAF, 2021)

¿Cómo poder determinar si es una operación sospechosa?

Una vez el Oficial de Cumplimiento recibe el reporte de la inusualidad, entendiéndose como “la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa Obligada o, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte”, procede la tarea de análisis y verificación de la información recibida. Dentro de los criterios para determinar si es o no una operación sospechosa, se recomienda tener en cuenta los siguientes:

• Verificar la coincidencia de información de las personas involucradas en el reporte, considerando la información registrada en los formatos de vinculación correspondiente y los documentos anexos aportados.
• Revisar resultados de consulta en listas de gestión de riesgos LA/FT/FPADM.
• Consultar y analizar los montos de las últimas transacciones realizadas por la contraparte.
• Verificar el nivel de riesgo LA/FT/FPADM de la jurisdicción desde donde se realiza la transacción que genera la inusualidad.
• Consultar si se tienen registros de anteriores reportes de operaciones inusuales, relacionados con dicha contraparte.
• Ampliar el conocimiento de la contraparte, a través de una debida diligencia intensificada.

Una vez, el Oficial de Cumplimiento de manera autónoma y con base en su experiencia, conocimiento considere la inusualidad como sospechosa, debe realizar el reporte ante la UIAF y como buena práctica, se recomienda registrar en un formato de uso interno la información de los reportes recibidos, el cual contenga ítems tales como el área donde se originó el reporte, fecha, producto o servicio involucrado, datos del reportante, análisis y finalmente la decisión tomada, es decir si encontró justificación o no ante la operación, lo cual determina si debe realizar el ROS.

El reporte de operación sospechosa ante la UIAF se debe realizar teniendo en cuenta los siguientes elementos:

¿Qué elementos debe tener un ROS?

La Guía de buenas prácticas del ROS, emitida por la UIAF en el año 2021, establece que la estructura del reporte debe contener al menos los siguientes elementos:

• ¿Cuál fue la operación sospechosa? Este elemento hace referencia a la descripción de la operación sospechosa, contiene información relacionada con el modus operandi y los montos de las operaciones.
• ¿Quién o quiénes realizaron la operación sospechosa? En este elemento se debe incluir los datos de identificación tales como los nombres completos y las identificaciones (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, NIT), así como el rol de las personas dentro de las operaciones y los datos de la relación con la entidad (como el tiempo de vinculación, productos, entre otros), de las personas naturales y/o jurídicas relacionadas en el reporte de operación sospechosa. 
• ¿Dónde ocurrió la situación? Como parte del ROS, se debe relacionar información del lugar o lugares donde se realizó la operación sospechosa; con el fin de facilitar el análisis de los fenómenos característicos en cada región, departamento, municipio, ciudad, etc.
• ¿Cuándo sucedió la situación? El ROS debe incluir la fecha en la que sucedieron los hechos, con el fin de identificar si previamente se había realizado un reporte de operación sospechosa, el cual guarde relación con el reporte que se está realizando. 
• ¿Cuáles señales de alerta, se identificaron? Es importante relacionar las situaciones que generaron alarma o alerta y que permitieron considerar que la operación era sospechosa. De acuerdo con la actividad económica de cada entidad obligada, podrá identificar señales de alertas propias del sector así como de la organización.
• Anexos: Como evidencia de la operación sospechosa, es fundamental adjuntar anexos del reporte con el fin de agilizar la investigación. Entre los anexos se encuentran facturas, fotocopia de los cheques, facturas, movimientos, entre otros.

¿Y qué hace la UIAF con los ROS recibidos?

Posterior al envío de un ROS, la UIAF realiza una retroalimentación a los Oficiales de Cumplimiento que reportaron operaciones sospechosas, con el propósito de mejorar la calidad y efectividad de estos reportes, con respecto a la completitud, identificación de tipologías, alertas, entre otros aspectos.

A continuación, los indicadores:

ICROS: Hace referencia al Indicador de Completitud del ROS – ICROS que evalúa si los reportes contienen todos los elementos descritos anteriormente, es decir, las personas relacionadas con sus identificaciones, una completa descripción de la operación sospechosa, el lugar de la operación sospechosa, el periodo de tiempo, las señales de alerta y los anexos o soportes correspondientes. 

IPROS: Este indicador es la probabilidad de que el ROS sea utilizado en la estructuración de un caso de acuerdo con unas variables de priorización e importancia definidas al interior de la UIAF.

IEROS: La suma ponderada de los valores del ICROS y del IPROS determina el Indicador de Efectividad del ROS – IEROS. Este indicador mide en una escala de 0 a 5 la efectividad final de los ROS enviados por las entidades.

Resulta gratificante y a su vez retador que la UIAF a través de los reportes de operaciones sospechosas realizados por una entidad obligada, mida y evalúe una de las actividades del Oficial de Cumplimiento, es por eso que se requiere de un gran esfuerzo en capacitaciones y sesiones de sensibilización a los empleados para que conozcan su rol dentro del sistema, su responsabilidad de conocer las señales de alerta, las cuales permitirán identificar operaciones inusuales, así como conocer los medios para realizar dichos reportes, con el fin de que el Oficial de Cumplimiento pueda recibir, analizar y determinar si la entidad se encuentra frente a una operación sospechosa. Adicionalmente, se recomienda incluir como temática casos reales de sanciones por omisión de procedimientos tales como el de reporte de operaciones sospechosas.

Con el propósito de fortalecer la sensibilización respecto al tema, se recomienda incluir dentro del programa de capacitación del sistema de gestión de riesgos LA/FT/FPADM, un taller práctico para reportar operaciones inusuales y/o sospechosas, el cual tenga como finalidad que los empleados conozcan la información requerida para que tanto el Oficial de Cumplimiento, así como la entidad obligada puedan realizar un reporte de calidad. Lo anterior apoyado con material relacionado con tipologías LA/FT/FPADM, que muestren casos reales de reportes realizados por entidades obligadas de los distintos sectores aplicables en nuestro país.

Finalmente, los mecanismos de control de un sistema de gestión de riesgos LA/FT/FPADM, exigen reportes de operaciones sospechosas con datos que potencien el éxito en las fases de detección, investigación, judicialización y desmantelamiento de estructuras criminales. Por lo anterior, tanto la entidad obligada como el Oficial de Cumplimiento deben establecer objetivos específicos que conlleven a la obtención de los elementos necesarios para realizar un ROS de calidad. 

 

Autor: Estefany Rua.

 

Los vínculos y la relación con terceros es fundamental para los Oficiales de Cumplimiento.