Las graves consecuencias de una capacitación deficiente en SAGRILAFT y PTEE: ¿Cómo evitar sanciones?

La capacitación adecuada del personal es una actividad fundamental en cualquier empresa. Esta realidad se hace aún más evidente en el contexto de funciones sensibles como la del Oficial de Cumplimiento, el cual tiene como responsabilidad velar adecuadamente por un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT/FPADM (SAGRILAFT) y/o un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Este rol no solo implica cumplir con las normativas establecidas, sino también liderar con ejemplo y preparar al equipo para enfrentar desafíos regulatorios.

Un caso reciente que ilustró estas consecuencias fue la sanción impuesta por la Superintendencia de Sociedades de Colombia a un Oficial de Cumplimiento en una empresa del sector textil. Este oficial no había capacitado de manera adecuada al personal ni contaba con la documentación necesaria durante una visita administrativa. La falta de acceso a las matrices de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) y el cumplimiento de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) llevaron a sanciones significativas.

La importancia de la capacitación en el ámbito del PTEE no puede ser subestimada. Los Oficiales de Cumplimiento deben estar bien informados, capacitados y preparados para supervisar e implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Un enfoque integral que incluya la debida diligencia y la debida diligencia intensificada, entre otros aspectos, es esencial para asegurar que la empresa cumpla con todas las normativas aplicables y gestione adecuadamente los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST).

Este artículo analizará las consecuencias de no capacitar adecuadamente al personal en temas de SAGRILAFT y PTEE, las expectativas de la Superintendencia durante una visita administrativa y los riesgos que una empresa enfrenta por no cumplir estas normas. ¿Está su empresa preparada para una visita de la Superintendencia de Sociedades? 

La importancia de contar con un Oficial de Cumplimiento preparado:

El reciente caso de sanción destaca la necesidad de que los Oficiales de Cumplimiento no solo tengan el acceso necesario a la documentación relevante, sino que también posean la formación y experiencia adecuadas. Según la Dirección de Cumplimiento de la Superintendencia de Sociedades, la falta de acceso a las matrices de riesgos de LA/FT/FPADM y C/ST fue un factor determinante para imponer sanciones al Oficial de Cumplimiento anteriormente mencionado, resultando en multas que alcanzaron un total de doce millones de pesos.

La Superintendencia de Sociedades de Colombia establece que el Oficial de Cumplimiento debe contar con formación específica y experiencia en la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, conforme a las directrices de la Circular Externa 100-000016 de 2020 y la Circular Externa 100-000004 de 2021. Este cargo no es meramente simbólico; debe ser asumido por alguien con un profundo conocimiento y habilidades necesarias para implementar y monitorear de manera efectiva el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

Es crucial que el Oficial de Cumplimiento o el máximo órgano social esté en la capacidad de atender la visita de cualquier ente o superintendencia y cuente con las herramientas necesarias que éstos soliciten. Esto incluye tener acceso a todas las matrices de riesgos pertinentes y ser capaz de demostrar una gestión efectiva de esos riesgos durante las visitas administrativas.

¿Cuál sería la manera adecuada de impartir una capacitación en PTEE y SAGRILAFT?

Las capacitaciones sobre el PTEE y el SAGRILAFT deben ser coordinadas por el Oficial de Cumplimiento y dirigidas a los empleados de la sociedad. Sin embargo, para ser realmente efectivas, deben cumplir con ciertos criterios adicionales:

• Estructura clara y detallada: Es fundamental que la capacitación tenga una estructura bien definida que cubra todos los aspectos clave del PTEE, incluyendo la identificación, medición, evaluación y control de los riesgos gestionados en SAGRILAFT/PTEE respectivamente. Esto asegura que los empleados comprendan cada fase del proceso.
• Lecciones aprendidas: Utilizar ejemplos y casos reales de sanciones, puede ayudar a ilustrar puntos cruciales y hacer más sencillo el entendimiento de las normativas, así como de la estructura del SAGRILAFT y PTEE .
• Sesiones interactivas: Las capacitaciones podrían incluir actividades interactivas y ejercicios prácticos que permitan a los empleados aplicar lo aprendido en situaciones simuladas, fomentando así un aprendizaje activo y práctico.
• Evaluación: Implementar evaluación de conocimientos al final de las sesiones para medir el nivel de comprensión y retención de los empleados. Esto puede ayudar a identificar áreas que requieren una mayor atención.
• Actualizaciones periódicas: Mantener las capacitaciones actualizadas de acuerdo con las últimas normativas y prácticas de la industria. El Oficial de Cumplimiento debe estar al tanto de cualquier cambio regulatorio y ajustar el contenido en consecuencia.
• Documentación y registro: Llevar un registro de todas las capacitaciones impartidas, los asistentes y temas tratados.

Visitas administrativas, ¿Cómo prepararse?

Para estar preparados ante una visita administrativa de la Superintendencia de Sociedades, es esencial contar con la siguiente documentación:

• Descripción detallada de los factores de riesgo específicos de la empresa.
• Evaluación y medición de los riesgos identificados.
• Controles implementados para mitigar esos riesgos.
• Monitoreo continuo de los riesgos.
• Documentos que evidencien el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada.
• Registros de capacitación interna, incluyendo contenido, asistentes y evaluaciones.

¿A qué se puede enfrentar una empresa por no cumplir con las expectativas de capacitación y preparación?

Una empresa que no cumple con las expectativas de capacitación y preparación del personal enfrenta varios riesgos significativos:

• Multas y sanciones administrativas: Las empresas pueden verse obligadas a pagar multas considerables impuestas por la Superintendencia de Sociedades. Estas sanciones pueden tener un impacto financiero significativo.
• Cambios inmediatos en personal y procesos: Infringir las normativas establecidas puede llevar a la obligatoriedad de realizar cambios abruptos en el personal responsable y en los procesos de la empresa. Estos ajustes repentinos pueden ser costosos y disruptivos, afectando la eficiencia operativa.
• Pérdida de reputación: La falta de cumplimiento con las regulaciones puede dañar gravemente la reputación de la empresa. La pérdida de confianza de clientes, socios comerciales e inversores puede tener consecuencias a largo plazo.
• Investigaciones y auditorías adicionales: Una empresa que no cumple con las normativas puede ser sometida a investigaciones y auditorías adicionales. Esto no solo conlleva un coste adicional, sino que también distrae recursos y atención de las operaciones principales.

Otros riesgos que podría enfrentar:

La sanción impuesta al Oficial de Cumplimiento resalta la importancia crítica de contar con personal debidamente capacitado y con acceso a las herramientas necesarias para cumplir con las exigencias del SAGRILAFT y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Pero ¿qué significa esto en términos prácticos para su organización?

• Riesgo de sanciones: La Superintendencia de Sociedades es rigurosa en su supervisión y puede imponer multas significativas y otras sanciones administrativas por incumplimientos en el SAGRILAFT y PTEE.
• Daño reputacional: Una sanción por incumplimiento no solo afecta las finanzas de la empresa, sino que también daña su reputación y la confianza de sus stakeholders.
• Pérdida de oportunidades de negocio: Las empresas que no cumplen con las normas de LA/FT pueden enfrentar dificultades para acceder a financiamiento, establecer relaciones comerciales y participar en licitaciones públicas.
• Impacto en la productividad: La necesidad de corregir errores y subsanar deficiencias puede generar retrasos, sobrecostos y afectar la eficiencia operativa de la empresa.

¿Qué podemos aprender de este caso?

Este caso nos deja valiosas lecciones sobre la importancia de contar con un Oficial de Cumplimiento debidamente preparado y calificado. Una de las principales enseñanzas es que contar con un Oficial de Cumplimiento sin la formación y experiencia adecuadas no solo constituye una violación a las regulación establecida por la Superintendencia de Sociedades, sino que también expone a la empresa a riesgos legales y reputacionales significativos.

La preparación y capacitación continua de los Oficiales de Cumplimiento son esenciales para asegurar que las empresas no solo cumplan con las normativas, sino que también adopten las mejores prácticas en la prevención de riesgos LA/FT/FPADM y C/ST. La falta de acceso a los documentos y matrices de riesgos necesarios, como se evidenció en el caso mencionado, puede tener graves consecuencias financieras y reputacionales.

Además, este caso destaca la necesidad de una cultura de cumplimiento dentro de la organización. La implicación y el compromiso de todos los miembros de la empresa, desde la alta dirección hasta el personal operativo, son fundamentales para evitar sanciones y mantener la integridad de la empresa.

Prevenga sanciones con la ayuda de Risks International:

Risks International invita a todas las empresas a que revisen sus procesos con el Oficial de Cumplimiento y a que se aseguren de estar al día con todas las normativas y requisitos establecidos por las autoridades regulatorias. Adicionalmente, queremos ofrecerles nuestro servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado en caso de que no cuenten con uno.

Nuestro equipo de expertos proporcionará una supervisión y administración rigurosa del cumplimiento, garantizando que su empresa esté protegida contra riesgos legales y sanciones.

Asimismo, ofrecemos nuestro servicio de formación, el cual abarca todos los aspectos esenciales tanto del SAGRILAFT, otros  Sistemas de Gestión de Riesgos LA/FT/FPADM aplicables en Colombia y Programas de Transparencia y Ética Empresarial . Nuestra capacitación incluye:

• Contexto normativo local e internacional.
• Estructura del sistema/programa.
• Funciones y/o responsabilidades.
• Etapas.
• Procedimientos.
• Reporte ante entidades de vigilancia y/o control, entre otros.

Nuestras capacitaciones incluyen certificación, ¡Contáctenos!

Redacción: Luisa Caicedo

Fuentes:

• Superintendencia de Sociedades. (2020). Circular Externa 100-000016. Bogotá, Colombia.
• Superintendencia de Sociedades. (2021). Circular Externa 100-000004. Bogotá, Colombia.
• Superintendencia de Sociedades. (2024). Recurso de apelación en contra de la Resolución 240-018310 del 12 de septiembre de 2024.