Una mirada nueva a la Circular 100-000008 de la Superintendencia de Sociedades
En el contexto del surgimiento de la circular 100-000008 del 12 de Julio de 2022, encontramos que el Decreto 1736 del 2020 como norma antecedente y reguladora, surge con el propósito de modificar algunos de los procesos misionales de la Superintendencia de Sociedades en cuanto a temas como insolvencia, conflictos societarios y supervisión de la Superintendencia de Sociedades.
Lo anterior, según la misma norma, es con el fin de fortalecer ciertos procesos y mejorar algunas áreas que hasta el momento presentaban algunas debilidades, que afectaban los tiempos de respuesta a los usuarios.
Pero, ¿En que se relacionan el decreto 1736 del 2020 con la Circular 100-000008 del 12 de julio de 2022?
La relación, radica en que la Superintendencia de Sociedades estructuró y publicó la Circular Básica 100-000008 del 12 de Julio de 2022; para que por medio de está, se cumplieran algunas directrices de mejora en pro de la Superintendencia y por supuesto de los usuarios, las cuales, se establecieron en el Decreto 1736 del 2020.
Pero para cumplir con tales directrices, la Superintendencia, antes que nada, dedicó un gran esfuerzo previo de investigación; Esta investigación, se orientó; a verificar de qué manera se ejercían los procesos y procedimientos vigentes dentro de la entidad y con los resultados de los hallazgos de la misma; se indicaron los puntos a cambiar, implementar o mejorar.
La visión de dicho proceso de mejoras, se centralizó en dos aspectos de aplicación; El primer aspecto que se revisó, fue el impulso que debía realizarse en el área tecnológica; puesto que, la tecnología juega un papel como actor fundamental en el complemento de los objetivos de la Superintendencia de Sociedades; la cual es, estar actualizada con los cambios que surgen con el avance natural en materia tecnológica del país y el mundo.
El segundo aspecto revisado, se interconecta con el objetivo del primer aspecto de la tecnología, ya que al buscar que se actualicen e implementen las mejoras en materia de tecnología; debe existir armonía jurídica entre lo que se implementará en esta materia y lo que está dispuesto en la ley que rige los preceptos societarios.
Eje central de los aspectos a mejorar con la Circular Básica 100-000008 del 12 de julio de 2022.
Es relevante señalar que los aspectos tecnológicos y legales, no son el eje central de la Circular Básica 100-000008 del 12 de Julio de 2022; estos aspectos, solo son las mejoras a implementar sobre temas a los cuales la Superintendencia de Sociedades está facultada a tratar y que además se señalan en esta circular.
La circular en sí, está diseñada para indicar los parámetros de una estructuración, por lo que conlleva a que los temas que está facultada a tratar y que ha definido la circular; sean impactados por las nuevas directrices, como también se definan asuntos hasta ahora no estaban tan claros.
Como objeto adicional, la Superintendencia de Sociedades a través de la mencionada circular, indica que todos los temas societarios que regula la entidad, y que entran en esta actualización, han sido clasificados en dos grupos.
El primer grupo trata asuntos Contables y el segundo grupo trata los temas de los asuntos de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM y Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF y las Instrucciones y Recomendaciones Administrativas Encaminadas a Poner en Marcha Programas de Transparencia y Ética Empresarial a Través de Actividades de Autocontrol y Gestión de los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional.
En el primer grupo, se evidencian las modificaciones con las respectivas mejoras que la Superintendencia consideró implementar; El segundo grupo, no fue modificado, ya que la entidad consideró que tanto para las dos vertientes de LA/FT/FPADM y PTEE, no realizaría cambios, de modo que, ha respaldado los cambios que se han implementado recientemente por la misma Superintendencia de Sociedades en sus respectivas circulares.
Datos adicionales de la Circular Básica 100-000008 del 12 de julio de 2022.
Con la expedición de la Circular Básica 100-000008 del 12 de Julio de 2022, se debe tener en cuenta que, esta empieza a regir desde el momento de su publicación y que por tanto automáticamente se derogan circulares anteriores que trataban algunos de los temas que se han actualizado con la vigencia de esta última.
Por otra parte, las circulares que se encuentran en el segundo grupo, tal y como ya lo hemos mencionado, no tuvieron modificación
En razón de las anteriores premisas, se debe tener en cuenta que:
| ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE DEROGA | ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE NO SE DEROGARON |
| Circular Básica Jurídica 100-000003 de 22 de julio de 2015 | Circular 100-000016 de 24 de diciembre de 2020 |
| Circular Básica Jurídica 100-000005 del 4 de septiembre de 2015 | Circular 100-000004 de 9 de abril de 2021 |
| Circular Básica Jurídica 100-000008 del 25 de octubre de 2016 | Circular 100-000011 de 9 de agosto de 2021 |
| Circular 100-000015 de 24 de septiembre de 2021 |
Algunas actualizaciones que se evidencian en la Circular Básica 100-000008 del 12 de julio de 2022.
- La incorporación de instrucciones que se encontraban en circulares que no hacían parte de la CBJ, como es el caso la admisión a acuerdos de reestructuración y funciones de los promotores bajo la Ley 550 de 1999 y (iv) la introducción de lineamientos dirigidos a las sociedades que realizan actividades de factoring o descuento de cartera, en virtud de la supervisión asignada a la Superintendencia de Sociedades, sobre los factores que no estén vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en las normas para ser supervisados por esta Entidad. Pág. 5 Párrafo 3
- Se incluyeron lineamientos pedagógicos relacionados con la realización de reuniones virtuales y mixtas, así como las pautas para el ejercicio del derecho de inspección, lo cual contribuye a que las sociedades tengan claridad sobre la normatividad aplicable en caso de celebrar reuniones del máximo órgano social bajo estas modalidades y que, a futuro, puedan mitigar posibles inconsistencias en las reuniones que deriven en procesos judiciales. Pág. 5, Párrafo, 5.
- Cuando se tengan repositorios de información digital con ocasión de reuniones virtuales o mixtas, no podrán los asociados o sus representantes, reproducir su contenido, salvo autorización expresa del administrador de la sociedad y se reitera que incluso en estos casos se mantiene el deber de preservar la reserva de esa información Pág. 30, Párrafo2
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