Nuevo rol de oficiales de cumplimiento:

En el marco del estado de emergencia relacionado con la pandemia de COVID-19, han surgido nuevos focos de riesgo y se han potencializado otros existentes. En este contexto, los oficiales de cumplimiento desempeñan un papel crucial al gestionar estos riesgos dentro de las empresas. Su rol se ha expandido y adaptado para abordar las complejidades adicionales que trae consigo la situación actual, con el fin de prevenir y mitigar posibles contingencias legales, operacionales y reputacionales.

Funciones de los Oficiales de Cumplimiento:

Para prevenir y gestionar de manera efectiva estos riesgos, es recomendable que los oficiales de cumplimiento adopten un rol proactivo y asuman, además de sus responsabilidades actuales, las siguientes funciones:

1. Reevaluación de riesgos: Emprender un proceso de reevaluación de los riesgos para determinar qué procesos o procedimientos dentro de la empresa presentan mayores probabilidades de materialización u ocurrencia.
2. Adaptación de normas y políticas: Adaptar las normas y políticas internas del programa de buenas prácticas corporativas para ajustarse a los nuevos escenarios de riesgo que enfrenta la empresa según sus actividades productivas.
3. Implementación de nuevas normas y políticas: Consolidar e implementar nuevas normas y políticas internas que permitan la continuidad del negocio de forma segura (protocolos de bioseguridad, manuales de trabajo en casa, políticas de gobierno y gestión de la información, entre otros).
4. Actualización de procedimientos con terceras partes: Actualizar los procedimientos internos que impliquen vínculos con terceras partes, llevando a cabo una debida diligencia reforzada y solicitando información adicional para conocer íntegramente a las contrapartes, incluyendo sus beneficiarios finales.
5. Fomento de una cultura de cumplimiento: Preservar una cultura de cumplimiento dentro de la empresa, gestionando capacitaciones y programas de entrenamiento (incluso mediante herramientas o medios virtuales) para promover el estricto acatamiento del programa de buenas prácticas corporativas y fomentar una cultura de cero tolerancia frente a la criminalidad.
6. Uso adecuado de los canales de comunicación: Promover la utilización adecuada y oportuna de los canales de comunicación previstos por la empresa para informar sobre hechos que puedan implicar el incumplimiento del programa de buenas prácticas corporativas, la comisión de conductas delictivas y posibles incumplimientos o situaciones relacionadas con el estado de emergencia.
7. Reiteración de obligaciones a terceros: Reiterar a los terceros con los cuales se tiene relación (clientes, proveedores, contratistas, entre otros) sus obligaciones en materia de anticorrupción y prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como el cumplimiento de las normas expedidas por el Gobierno en el marco del estado de emergencia.

En consecuencia, es evidente que los recursos destinados por las empresas al área de cumplimiento no deben ser limitados o restringidos en el contexto actual. Por el contrario, dado que la situación incrementa y genera nuevos y mayores riesgos asociados a las actividades empresariales, estos deben ser gestionados y administrados de manera adecuada.

Un programa de buenas prácticas corporativas eficiente, ajustado a las particularidades de cada empresa y no un simple “compliance de papel”, genera un valor agregado y permite un mejor posicionamiento en el mercado. Además, protege a las empresas y a sus directivos, representantes legales, administradores y trabajadores de posibles sanciones legales de carácter penal, administrativo, civil, entre otras.

Fuente: Asuntoslegales