Política de Supervisión del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

17/06/2021

El propósito fundamental de esta Política de Supervisión del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM (en adelante, la “Política de Supervisión LA/FT/FPADM”), es instruir, guiar y retroalimentar a las entidades obligadas para que mantengan una cultura de cumplimiento de autogestión de sus propios Riesgos LA/FT/FPADM, basada en unas políticas de cumplimiento efectivas, conforme a sus matrices y factores de riesgos identificados y ejecutando las medidas razonables aplicables a cada caso particular.

1. Pedagogía

Para ello, se hará énfasis especial en la pedagogía como base fundamental para lograr una cultura de cumplimiento normativo. Para tal fin, se llevarán a cabo las siguientes actividades:

a) Creación de espacios de capacitación sobre los conceptos, metodología, etapas, elementos y la implementación del SAGRILAFT y el Régimen de Medidas Mínimas.

b) Creación de un espacio dentro de la página web de la Superintendencia de Sociedades, donde se compartirán de forma permanente contenidos de interés, destinados a divulgar e incentivar el cumplimiento de las normas en materia de autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM y de reporte de información antes las autoridades.

c) Creación de alianzas con otras entidades públicas y actores privados para la promoción y difusión de las normas en materia de autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM y de reporte de información ante las autoridades.

d) Creación de foros para la capacitación sobre las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo X, el diligenciamiento del Informe 50 – Prevención del Riesgo Integral LA/FT/FPADM y sobre algunas tipologías de LA/FT/FPADM.

e) Creación de un curso virtual en materia de Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM y de reporte de información ante las autoridades.

2. Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo va dirigido, en términos generales, a que las Empresas Obligadas del sector real implementen, de acuerdo con el Capítulo X, el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM.

De esta forma, las Empresas Obligadas a implementar, aplicar y ejecutar el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, según corresponda, debe permitirles:

1. Realizar una adecuada identificación, medición y monitoreo del Riesgo LA/FT/FPADM, que se ajuste a las necesidades y riesgos particulares de cada Empresa, Contraparte y relación jurídica.
2. Realizar un adecuado seguimiento y registro de cada elemento, etapa y decisión adoptada por cada uno de los actores y órganos de gobierno corporativo involucrados
3. Realizar la divulgación y capacitación del SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, según el caso, en la forma y periodicidad establecida en el Capítulo X.

2.1 Actividades de verificación del cumplimiento normativo

La Superintendencia de Sociedades realizará actividades de verificación del cumplimiento normativo en materia de autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, las cuales consistirán en la supervisión In Situ o Extra Situ, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias, tales como, precisar, aclarar o complementar la información relacionada con la Empresa.

2.1.1 Actividades de verificación del cumplimiento normativo relativas al SAGRILAFT.

A efectos de adelantar la supervisión respecto del SAGRILAFT, la Superintendencia de Sociedades podrá incluir en su verificación lo siguiente:

a) Que la Empresa Obligada cuente con una Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM.

b) Que el SAGRILAFT haya sido aprobado por la Junta Directiva o máximo órgano social, en el evento en que no exista Junta Directiva.

c) Que el SAGRILAFT tenga en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y ejecute las Medidas Razonables aplicables, previo análisis del tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera, las señales de alerta y las demás características particulares.

d) Que la Empresa Obligada cuente con metodologías de segmentación y clasificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM.

e) Que la Empresa Obligada cuente con un Oficial de Cumplimiento designado 
conforme a lo dispuesto en el Capítulo X, especialmente en lo relativo a los requisitos mínimos para su elección, nombramiento y designación.

f) Que el Oficial de Cumplimiento cuente con la independencia y capacidad de decisión necesaria para cumplir con las funciones y obligaciones en relación 
con el SAGRILAFT.

g) Que el Oficial de Cumplimiento realice los reportes de su gestión, conforme a lo dispuesto en el Capítulo X.

h) Que el diseño del SAGRILAFT haya estado bajo la supervisión y dirección del Oficial de Cumplimiento, o, en su defecto, que el Oficial de Cumplimiento haya verificado que el SAGRILAFT cumple con lo establecido en el Capítulo X.

i) Que el Oficial de Cumplimiento se encuentre registrado en el SIREL, administrado por la UIAF.

j) Que la Empresa Obligada realice procedimientos de debida diligencia en el conocimiento de los clientes y demás contrapartes y debida diligencia intensificada, cuando sea el caso, conforme a lo establecido en

k) Que la Empresa Obligada documente y registre las decisiones de adelantar, continuar, suspender o terminar cualquier relación jurídica con Contrapartes a las que no haya sido o no sea posible identificar al Beneficiario Final (como es el caso de ciertas Contrapartes listadas en bolsa), después de adelantar y ejecutar las Medidas Razonables, conforme a lo establecido en su Política LA/FT/FPADM.

l) Que la Empresa Obligada cuente con mecanismos que permitan medir la efectividad del SAGRILAFT.

m) Que la Empresa Obligada divulgue el SAGRILAFT, conforme a lo establecido en el Capítulo X.

n) Que la Empresa Obligada realice capacitaciones a sus funcionarios y partes interesadas sobre la prevención, autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM.

o) Que la Empresa Obligada realice los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) o Reportes de Ausencia de Operaciones Sospechosas (AROS) cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos en el Capítulo X y demás instrucciones emitidas por la UIAF.

p) Lo demás que considere pertinente y necesario para su labor de supervisión.

2.1.2 Actividades de verificación del cumplimiento normativo relativas al Régimen de Medidas Mínimas.

A efectos de adelantar la supervisión respecto del Régimen de Medidas Mínimas, la Superintendencia de Sociedades podrá incluir en su verificación lo siguiente:

a) Que la Empresa Obligada instruya a sus empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez al año.

b) Que la Empresa Obligada comunique y divulgue, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM.

c) Que la Empresa Obligada identifique a la Contraparte y verifique su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes.

d) Que la Empresa Obligada adopte y ejecute las Medidas Razonables, conforme a su Política LA/FT/FPADM, para conocer la estructura de propiedad de la Contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga.

e) Que la Empresa Obligada realice una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examine las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación, para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos.

f) Que la Empresa Obligada documente y registre las decisiones de adelantar, continuar, suspender o terminar cualquier relación jurídica con Contrapartes a las que no haya sido o no sea posible identificar al Beneficiario Final (como es el caso de ciertas Contrapartes listadas en bolsa), después de adelantar y ejecutar las Medidas Razonables, conforme a lo establecido en su Política LA/FT/FPADM.

g) Que la Empresa Obligada cuente con registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas.

h) Que la Empresa Obligada cuente con acciones y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF y demás autoridades.

i) Que la Empresa Obligada haya registrado al representante legal en el SIREL y lo haga responsable de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes que disponga el Capítulo X y/o que instruya la UIAF.

j) Lo demás que considere pertinente y necesario para su labor de supervisión.

2.1.3 Actividades comunes de verificación del cumplimiento normativo relativas al SAGRILAFT y Régimen de Medidas Mínimas.

Previo a realizar la supervisión Extra Situ o In Situ, la Entidad realizará:

a) Un estudio de los requisitos y ámbito de aplicación, establecidos en el Capítulo X, con el fin de validar si se trata de una Empresa Obligada.

b) Un diagnóstico del estado de cumplimiento de la Empresa Obligada en materia de prevención, autocontrol y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, según avances reportados en el Informe 50.

c) Una revisión de los datos relacionados con los Administradores, el Oficial de Cumplimiento, la situación jurídica y contable de la Empresa Obligada, entre otros.

d) Una revisión del nivel de cumplimiento histórico a órdenes o instrucciones emitidas por esta Superintendencia.

2.1.4  Actividades sancionatorias

En los términos de lo dispuesto en el Capítulo X, se podrán adoptar las siguientes medidas:

a)Órdenes administrativas de corrección por incumplimientos leves y no reiterados.

b) Investigaciones administrativas sancionatorias.

3. Actuación oportuna y temprana

Una actuación oportuna y temprana por parte del Supervisor es fundamental para prevenir o corregir los incumplimientos normativos o su continuidad en el tiempo, con el fin de evitar o mitigar los daños que generen las actividades de LA/FT/FPADM, de manera que se salvaguarde el orden público económico del país.

Finalmente, la Superintendencia de Sociedades resolverá las consultas que se presenten por parte de los interesados relacionadas con la prevención, autogestión y gestión del Riesgo LA/FT/FPADM, con el fin de contribuir a su entendimiento y prevenir incumplimientos normativos.

#Compliance,#Risks International

Por: Juliana Franco