Requisitos y Plazos de Informes Regulatorios: 42-Prácticas Empresariales, 75-SAGRILAFT, PTEE y 58-Oficiales de Cumplimiento

La Superintendencia de Sociedades, en virtud de sus facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, tiene la autoridad para solicitar, verificar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las entidades supervisadas. Estas entidades incluyen a los Sujetos Obligados comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (referidas en esta circular como “los Sujetos Obligados o el Sujeto Obligado”).

INFORME 42-PRÁCTICAS EMPRESARIALES:

Este acto administrativo establece el plazo y los requisitos mínimos para la presentación del informe 42-PRÁCTICAS EMPRESARIALES por parte de los Sujetos Obligados.

1.1. Quiénes deben presentar el Informe 42-PRÁCTICAS EMPRESARIALES:

Los Sujetos Obligados bajo la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades deben completar y enviar el Informe 42- PRÁCTICAS EMPRESARIALES. Sin embargo, hay algunas excepciones, que incluyen:

• Sucursales de sociedades extranjeras.
• Sociedades en varios estados de liquidación (judicial simplificada, obligatoria, judicial, voluntaria).
• Sociedades en varios estados de reorganización (reorganización, reorganización abreviada, reestructuración).
• Sociedades en concordato.
• Sociedades que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2022.
• Sociedades Grupo 3.
• NIF para sociedades que aplican contabilidad simplificada.

1.2. Plazos para el envío del informe 42-PRÁCTICAS EMPRESARIALES:

El Informe 42-PRÁCTICAS EMPRESARIALES debe ser enviado anualmente siguiendo los plazos indicados en la Tabla No. 1, la cual se encuentra en la circular de la Superintendencia de Sociedades. Los plazos se determinan de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT del Sujeto Obligado, sin incluir el número de verificación (DV). Por ejemplo, si los últimos dos dígitos del NIT son 01-10, la información debe enviarse a más tardar el primer día hábil del mes de julio.

CAPÍTULO II INFORME 75-SAGRILAFT Y PTEE:

Este acto administrativo establece los requisitos y plazos para la presentación del Informe 75-SAGRILAFT Y PTEE.

2.1. Quiénes deben presentar el Informe 75-SAGRILAFT Y PTEE:

Los Sujetos Obligados que deben cumplir con lo dispuesto en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica.

2.2 Plazos para el envío del Informe 75-SAGRILAFT Y PTEE:

El Informe 75- SAGRILAFT y PTEE también debe ser enviado anualmente, pero los plazos se rigen por lo indicado en la Tabla No. 2, también disponible en la circular de la Superintendencia de Sociedades. Al igual que con el Informe 42, los plazos se determinan según los dos (2) últimos dígitos del NIT del Sujeto Obligado, sin incluir el número de verificación (DV).

Por favor, consulte las tablas correspondientes en la circular de la Superintendencia de Sociedades para obtener información detallada sobre los plazos de envío de estos informes.

CAPÍTULO III INFORME 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:

Este acto administrativo establece los requisitos y plazos para la presentación del informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO.

3.1. Quiénes deben presentar el informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:

Los Sujetos Obligados que deben tener un Oficial de Cumplimiento de Cumplimiento SAGRILAFT y/o un Oficial de Cumplimiento PTEE, deben completar el Informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO, cada vez que sea nombrado o designado por el órgano competente.

3.2. Plazos para el envío del Informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:

Este informe debe enviarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al respectivo nombramiento o cambio. La fecha de corte del mencionado informe debe corresponder a la fecha del acta donde el máximo órgano social nombra al Oficial de Cumplimiento.

3.3. Documentos Adicionales al Informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:

Con el Informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO se deben presentar los siguientes documentos adicionales:

• Hoja de vida del Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT.
• Certificación del cumplimiento de los requisitos para ser nombrado Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT.
• Una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento SAGRILAFT ante el SIREL administrado por la UIAF.
• Una copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación del Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT.
• Documento que acredite el conocimiento en materia de administración de riesgo LA/FT o riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar.
• Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento suscrito por el representante legal – SAGRILAFT.

3.3.2. De acuerdo a lo establecido en el numeral 5.1.2. del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica, con el Informe 58-OFICIALES DE CUMPLIMIENTO se deben presentar los siguientes documentos adicionales: 

• Hoja de vida del Oficial de Cumplimiento – PTEE 
• Certificación de cumplimiento de los requisitos para ser nombrado Oficial de Cumplimiento — PTEE.
• Documentación que acredita conocimiento en materia de administración de riesgos – PTEE. 
• Copia del acta de la junta directiva o del Máximo Órgano Social con designación del Oficial de Cumplimiento – PTEE. 
• Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento suscrito por el representante legal – PTEE.

Proceso administrativo sancionatorio: 

Los informes mencionados en esta circular que sean requeridos por la Superintendencia son obligatorios. Estos deben ser diligenciados con total compromiso, responsabilidad y transparencia por parte de los Sujetos Obligados.

En caso de ser necesario, la Superintendencia de Sociedades, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, puede iniciar un proceso administrativo sancionatorio por la no presentación de la información requerida, la cual es de carácter especial. El proceso administrativo sancionatorio que adelante la Superintendencia por no presentar la información requerida, se surte conforme a lo contenido en el Capítulo III de la Ley 1437 de 2011 y sus artículos modificatorios y complementarios.

Es crucial adherirse estrictamente a las directrices estipuladas en la circular de la Superintendencia de Sociedades. El cumplimiento riguroso de estas instrucciones no solo garantiza la conformidad con las normativas, sino que también previene la imposición de multas o sanciones derivadas de cualquier incumplimiento.

Si desea cumplir con estas directrices y desea saber cómo hacerlo, visítenos en www.risksint.com y solicite su servicio de consultoría.

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Redacción: Luisa Caicedo

Fuente: CIRCULAR EXTERNA Consecutivo: 100-000003- Superintendencia de Sociedades

La Superintendencia de sociedades extiende el plazo de implementación del SAGRILAFT para las empresas obligadas